5W2H: conheça esse método de planejamento de projetos

Realizar um projeto (seja ele pessoal ou profissional) demanda muita energia, esforço e dedicação. Por isso, todos os cuidados são necessários para colocar sua ideia no papel e alcançar seu objetivo. Nesse sentido, existem diversas ferramentas de gerenciamento de projetos que podem te ajudar a ter a melhor performance possível.

5W2H é um método de planejamento de simples aplicação e grande abrangência. Com ele, é possível estruturar projetos e detectar falhas de planejamento. Dessa forma, melhora-se o desempenho da sua execução. Muitas empresas estão aplicando o método no seu dia-a-dia, tanto em projetos de pequeno porte quanto os mais complexos. Isso porque o 5W2H mostrou-se um ótimo meio de promover uma melhora contínua de desempenhos e de tomar melhores decisões.

Neste artigo, vamos explicar o significado por trás do nome desse método e como aplicar as suas diferentes etapas nos seus projetos. Confira!

O que é 5W2H?

À primeira vista, 5W2H pode parecer estranho e complicado. Mas na verdade é o oposto disso. 5W2H é um método de planejamento muito simples, mas que proporciona uma visão completa do projeto. A partir dele, é possível detectar inconsistências no planejamento, que podem dar origem a problemas na execução do projeto.

Assim, é um método interessante para a tomada de decisões. Isso porque ele deixa nítido os objetivos do projeto e as responsabilidades que cada um têm sobre as ações que se realizarão. Com isso, é possível agir preventivamente, a fim de evitar erros durante o planejamento e que poderiam afetar a execução do projeto. Afinal, se removemos a causa de uma falha, podemos evitar que ela se repita e que causa mais problemas no futuro.

Mas o que significa 5W2H? É uma sigla originalmente na língua inglesa, que corresponde a 7 perguntas estruturantes em um projeto. Ao respondê-las, o gerente deixa claro todos os detalhes relativos à concepção e execução. Assim, delimitar-se objetivos, prazos, equipes, recursos, entre outros detalhes que um bom projeto precisa para a sua execução.

Além disso, cada etapa do método refere-se a uma pergunta, cuja resposta servirá de gatilho para a próxima. Confira:

5W

  1. What? O que?
  2. Why? Por que?
  3. When? Quando?
  4. Where? Onde?
  5. Who? Quem?

2H

  1. How? Como?
  2. How much? Quanto?

Essas perguntas são guias para que você coloque seus planos no papel e consiga estruturá-los da melhor forma. São perguntas muito gerais, têm fácil e eficaz aplicação em qualquer tipo de projeto.

Dada a sua simplicidade e abrangência, aplica-se o 5W2 como uma ferramenta administrativa em empresas para sistematizar suas ações e fluxos de trabalho. Em empresas de pequeno, médio ou grande porte, desde o agendamento de reuniões como a execução de projetos complexos são guiados pelo 5W2H.

Embora a sigla esteja em inglês, o 5W2H é de origem japonesa. O método foi criado por profissionais de estudos de qualidade da indústria automobilística. Primeiramente, o objetivo dos profissionais japoneses foi criar a ferramenta auxiliar ao PDCA, método de gestão criado na década de 1920. Os profissionais utilizavam o 5W2H no planejamento do processo de criação dos automóveis da indústria.

O 5W2H em etapas: entenda cada uma delas e como aplicá-las

What? O quê?

Primeiramente, é preciso definir quais são as metas e objetivos de um projeto. É por isso que nessa etapa descreve-se de forma objetiva todas as ações executadas ao longo do processo. Algumas perguntas básicas podem ajudar no processo de definição de um “what” sucinto e assertivo:

  • O que será realizado?
  • Onde eu quero chegar?
  • O que se almeja alcançar com esse projeto?
  • Qual é o problema que deve ser resolvido?

Why? Por que?

Tão importante quanto uma ação executada ou uma meta alcançada é a certeza de que ela é realmente relevante em um planejamento estratégico. Por isso, o “why” é uma pergunta decisiva e pode ser o divisor de águas entre prosseguir ou encerrar um processo. Para estipular um “why” assertivo responda perguntas como:

  • Por que eu deveria realizar esse projeto?
  • Baseado em quais indicativos e projeções essa mudança deve ocorrer?
  • Quais são os pontos positivos ao realizar esse projeto?
  • Quais oportunidades o projeto irá trazer?
  • O que pretendo mudar através desse projeto?
  • O que ele soluciona?

When? Quando?

No terceiro passo do 5W2H é estipulado quando a ação será executada. Dependendo do projeto, aponta-se nesse passo uma data fixa de finalização. Ou até mesmo um cronograma completo com datas e prazos de todas as etapas que envolvem o processo. Assim, algumas perguntas te ajudam e definir melhor os prazos de entrega, como:

  • Este é um projeto a curto, médio ou longo prazo?
  • Quais etapas são necessárias para a execução do projeto?
  • Quantas pessoas estão envolvidas?
  • Quais recursos externos serão necessários?
  • Qual o prazo dos fornecedores para recursos externos?
  • Qual o grau de dificuldade da tarefa, projeto ou ação?

Where? Onde?

Atenção a esta etapa, pois ela não deve ser ignorada. Mesmo em uma ação executada dentro da sua empresa, é importante determinar em qual departamento ela irá acontecer. Dessa forma, o “where” também tem grande peso no método. Em um planejamento estratégico de uma grande ação, por exemplo, ele poderá ajudar a definir os custos envolvidos, garantindo que tudo esteja previsto e orçado. Algumas perguntas relevantes para formular o “where”:

  • Onde esse projeto será aplicado?
  • Em qual mídia?
  • Em qual país, estado, cidade, bairro, rua?

Who? Quem?

No quinto passo do planejamento, falamos sobre as pessoas envolvidas no projeto e quais são as suas responsabilidades. Por isso, o “who” é uma pergunta que não pode ser deixada de lado. Ela refere-se a todas as pessoas ou profissionais que farão parte do projeto em todas as suas etapas. Além disso, ela também aponta quais serão as atribuições de cada uma dessas pessoas. Dessa forma, é fácil identificar quais os papéis e responsabilidades de cada um.

Confira algumas perguntas que te ajudarão a definir quais são as pessoas envolvidas no seu projeto:

  • Quantas pessoas estão envolvidas no geral?
  • Quem é o responsável por cada etapa do projeto?
  • A quem se destina?
  • Quem é o público alvo desta ação?
  • Quem se beneficiará por essa ação ou projeto?

How? Como?

Ao elaborar um projeto, é comum que as pessoas saibam os seus objetivos, mas tenham dificuldades em apontar como irão alcançá-los. O “how” se refere justamente a isso. Justamente por isso, talvez a etapa mais longa do 5W2H. Nela, é preciso detalhar quais são os passos de execução do projeto, desde o seu planejamento até a execução. Ou seja, aponta-se as etapas, as atividades e também as variáveis (ou seja, os diferentes caminhos que podem ser percorridos para chegar ao mesmo resultado). Confira algumas perguntas para estabelecer a execução do seu projeto:

  • Quais são as atividades realizadas?
  • Como o projeto será conduzido?
  • Quais procedimentos serão executados?
  • Quais etapas serão necessárias?

How much? Quanto?

No gerenciamento de projetos, encontra-se versões variantes do 5W2H (como o 5WH ou 5W1H) que não consideram essa questão. Mas, ela é central para qualquer tipo de projeto. “How much” refere-se especificamente sobre a quantia de dinheiro necessária para a realização de um projeto. No entanto, sua aplicação também refere-se a quantidades de itens ou em recursos necessários para a execução do projeto. Confira algumas perguntas guia para um “how much” assertivo:

  • Qual o recurso necessário para a realização dos planos?
  • Qual o gasto envolvido na resolução desse problema?
  • Quais itens são essenciais para a execução dos planos?
  • Quantos processos serão necessários para alcançar meus objetivos?
  • Qual o valor será pago aos profissionais envolvidos?