Se você participa de reuniões periódicas no trabalho, certamente já viu que é necessário elaborar uma ata de reunião em cada uma delas, ainda que seja de modo informal. Isso ocorre porque as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas e, principalmente, divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar. E a divulgação ocorre por meio da ata, objeto de discussão deste artigo.
Milhares de empresas ainda gastam horas em reuniões. É absolutamente comum que um encontro com pauta programada para ter a duração de apenas 30 minutos, ultrapasse os 60 minutos, muitas vezes sem que os participantes sequer percebam. Dentre os principais fatores estão a falta de planejamento, ausência de objetividade, fugas de pauta, discussões pessoais irrelevantes e fofocas. Todos eles contribuem para o atraso da reunião.
Acompanhe essa leitura para entender a real importância da elaboração de uma ata de reunião para a realização de assembleias e decisões mais produtivas na instituição.
O que é ata de reunião?
Horas de debates intermináveis. Quando alguém, enfim, se dá conta, ao final da reunião, pode ser necessário agendar uma nova reunião. Já passou por isso? Essa situação rotineiramente ocorre porque os assuntos discutidos não estavam na pauta, fazendo com que a produtividade caia drasticamente, quer pela perda de tempo propriamente dita, quer pelo incômodo dos colaboradores em participar de reuniões infundadas e sem gestão.
Um bom meio para evitar que isso aconteça, e para garantir a produtividade da reunião e dos colaboradores de modo geral, é criar o hábito de sempre elaborar uma ata de reunião, que documente e oficialize os assuntos abordados pelos participantes e as decisões que foram tomadas. Deste modo, os temas mais polêmicos não serão mais alvos de reuniões diárias, sem qualquer efetividade, uma vez que as decisões acerca do tema estão documentadas.
Para que você entenda melhor, ata de reunião é um registro efetuado por escrito, que trata especificamente sobre todos os assuntos debatidos e decisões tomadas durante uma reunião ou assembleia. Em outras palavras, pode ser definida como um relato resumido do que foi discutido e decidido. Normalmente essa função de redigir a ata de reunião é de uma secretária executiva. Na ausência dessa área na empresa, qualquer um pode ser o responsável pela ata.
Embora seja simples, fazer uma ata de reunião requer muita atenção. Isso porque nenhum detalhe pode passar despercebido, muito menos incorreto. Por isso a ata de reunião é sempre tão importante.
Para que serve uma ata de reunião?
A ata de reunião ainda é o melhor meio para registrar as questões discutidas e decisões tomadas em reuniões, considerando seu formato simples e prático. A ata de reunião também é importantíssima para quem trabalha remoto ou home office, uma vez que é com base na ata que o colaborador tomará ciência do que foi acordado em cada encontro de alinhamento de sua equipe.
Há poucas décadas, as atas tinham a fama de serem documentos complexos, com vocabulário rebuscado e informações muito técnicas. No entanto, atualmente, a exigência do português extremamente formal diminuiu, tornando o documento fácil de ser elaborado e, principalmente, de ser compreendido.
Desde os primeiros registros de reuniões, as atas foram os documentos essenciais que formalizavam as decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Nos dias atuais, as atas continuam sendo um excelente instrumento de formalização e divulgação de informações importantíssimas, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato e sua apresentação.
Entretanto, algumas formalidades gerais ainda continuam válidas, principalmente em relação às informações indispensáveis que devem constar em um documento deste tipo. Cada uma dessas formalidades você verá logo abaixo.
Como fazer reuniões mais produtivas?
Antes de aprendermos um pouco mais sobre a realização de uma boa ata de reunião, é necessário que a pessoa responsável pela ata tenha em mente como proporcionar um encontro mais produtivo. A maioria das organizações tem reuniões improdutivas ou malconduzidas. Entretanto, a efetividade da reunião mede, comparativamente, a efetividade do líder.
Com base neste cenário, é possível afirmar que a função do profissional responsável pela elaboração da ata é ser o principal agente solucionador da procrastinação e improdutividade. Em outas palavras, deve otimizar o tempo de todos os envolvidos, se certificando que o propósito da reunião esteja claro para todos antes do início. Por isso, confira esses passos simples para garantir a efetividade de sua reunião.
- Faça um check-list de todos os recursos que precisará para realizar a reunião;
- Deixe claro a categoria da reunião: reunião de alinhamento ou planejamento? Comunique a reunião com muita objetividade e clareza;
- Defina um tempo de duração e fixe um horário máximo de duração e siga o planejamento combinado. Durante a reunião lembre-se que pontualidade é essencial, assim como o foco no propósito da reunião;
- Convoque apenas as pessoas que realmente devem ir, por que devem ir, e de que forma ela vai contribuir.
- Ao final da reunião, verifique se o resultado foi almejado;
- Pós-reunião: elabore a ata de reunião contendo todos os assuntos abordados e quais ainda estão pendentes de ação por parte de algum ou alguns dos envolvidos.
Quais são os tipos de atas existentes?
As atas de reunião são muito mais do que meros textos que reúnem os problemas e acordos tratados. Elas são os documentos que certificam um fato, oficial (como nos casos do governo ou órgãos públicos) ou privado (como ocorrem nas empresas). De qualquer que seja o tipo de ata a ser realizada, ela deve ser redigida de uma maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. As atas podem ser formais ou informais. Vejamos.
Como fazer uma ata de reunião formal
Como o próprio nome já diz, o principal aspecto da ata de reunião formal é a sua extrema formalidade. Ela deve ser assinada por todos os participantes e ser registrada em cartório. Os principais exemplos dessa modalidade são as alterações contratuais, alteração de diretoria, dentre outros. A ata formal é constituída por 5 partes:
- Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;
- Legalidade: declaração de legalidade da reunião garantindo a existência de quórum, de acordo com os estatutos vigentes. Na impossibilidade de realização da reunião por ausência de quórum mínimo, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado;
- Expediente registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos;
- Ordem do dia: Corresponde ao ponto principal da reunião, é onde ocorre o registro das discussões e decisões tomadas durante a reunião. Os fatos devem ser narrados em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado, se houverem;
- Encerramento e desfecho: quando todos os acontecimentos foram registrados.
Como fazer uma ata de reunião informal
A outra modalidade de reunião possui na essência o seu aspecto de informalidade. É uma espécie de resumo da reunião, no qual são registrados apenas as informações mais relevantes e que, posteriormente, poderá ser enviado aos setores e profissionais envolvidos. Os principais exemplos dessa modalidade são as reuniões departamentais, reuniões com clientes, dentre outros. Os tópicos que devem constar na ata de reunião informal são:
- Data, local, horário de início e fim da reunião;
- Participantes presentes e seus respectivos cargos;
- Pauta da reunião: sem dúvida, essa é uma das principais informações que devem constar na ata, tanto para a condução da reunião quanto para deixar explícito os objetivos pelos quais as pessoas foram convidadas a se reunir e discutir os temas propostos;
- Temas abordados e registro das decisões;
- Compromissos: tópico extremamente importante para registrar os prazos para execução das tarefas de cada colaborador, onde se estabelece o dia, horário, local e participantes da próxima reunião.
Uma boa ata de reunião deve conter esses tópicos, outras informações são bem-vindas, mas desnecessárias, considerando a objetividade que tanto se busca nas organizações. Por isso, frisamos que a ata de reunião deve ser um documento direto, de fácil leitura e identificação das decisões tomadas. Por outro lado, uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta, deixando os interessados com dúvidas e passível de causar problemas futuros.
Principais dicas para redigir uma ata eficiente
Você já entendeu o que é, para que serve e quais são os tipos de atas existentes. Agora, antes de encerrarmos este artigo, listamos uma seleção com as principais dicas para facilitar sua vida e fazer com que você elabore uma ata de reunião eficiente e seja reconhecido por isso. São elas:
- Se a ata for em formato digital, elabore em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
- Não utilize abreviaturas de palavras ou expressões;
- Escreva os números por extenso;
- Não rasure. Não faça uso de corretivo. Se necessário, escreva a correção por extenso;
- Utilize a logomarca da empresa, se houver;
- Mantenha o mesmo tempo verbal. As opções são o tempo verbal presente ou no pretérito perfeito. Não misture os dois.
- Mantenha uma redação clara e objetiva;
- Mantenha o documento arquivado em segurança, preferencialmente com back-up.
Prepare-se e elabore uma ata de reunião ideal
Lembre-se sempre que a ata de reunião é um dos documentos mais importantes das empresas. São nelas que estão registradas as tomadas de decisões. Por isso, um erro pode ter efeitos imensuráveis. Seguindo todas as nossas dicas, você produzirá uma ata de reunião imparcial e completa, como esperado por todos. Se ainda ficou com alguma dúvida sobre esse tema, escreva para nós. Nossa equipe está à postos para tirar te ajudar em todas as questões.