Como escrever um e-mail formal: dicas essenciais em português e em inglês

Em uma era onde nossa comunicação está cada vez mais abreviada nas palavras, será que você está preparado para enviar um e-mail formal, por exemplo? Esta situação pode ser necessária desde ao procurar um emprego até na rotina de trabalho no dia a dia. Mas como fazer isso sem cometer gafes? Acompanhe a leitura a seguir e coloque em prática as dicas apresentadas neste artigo.

E-mail como ferramenta de comunicação profissional

O e-mail continua sendo uma forma de comunicação ainda bastante difundida, em especial no mundo corporativo. Ele é uma forma rápida de comunicação e também funciona como registro documental. Afinal, tudo o que foi dito fica salvo, com fonte de envio, destino, data e hora. Além disso, ele permite a comunicação instantânea com pessoas em qualquer canto do mundo.

Por isso, se você está procurando emprego, quer se inscrever para um estágio, ou até mesmo precisa se comunicar no âmbito de seu trabalho diário, é fundamental saber como escrever um e-mail formal. Ele será seu cartão de visita, em especial àquelas pessoas com quem você nunca teve contato pessoalmente.

Para passar uma imagem profissional, é importante atentar-se à forma como seu e-mail é enviado. Os detalhes aos quais é importante estar atento vão desde seu endereço de e-mail, a linguagem usada, a gramática e ortografia corretas, até a forma de se despedir.

Veja as dicas a seguir e aprenda de uma vez por todas como enviar um e-mail formal de forma adequada.

Enviando currículo por e-mail

Se você está procurando emprego, saiba que algumas gafes cometidas no envio do e-mail podem ser fortes pontos contra a sua candidatura.

Foto do e-mail

Caso seu endereço de e-mail tenha uma foto sua de perfil, confira se ela é adequada para uso profissional. Em caso negativo, substitua-a antes de enviar seu e-mail formal. Este item, porém, não é necessário. Assim, é possível simplesmente deixar o perfil sem foto nenhuma.

Endereço

O primeiro elemento a se atentar é ao seu endereço de e-mail. Qual é o seu endereço eletrônico? Apelidos e referências infantilizadas passam pouca seriedade. Na dúvida, crie um novo e-mail, utilizando preferencialmente seu nome, sobrenome ou iniciais e números, se necessário.

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Título

Não se esqueça de colocar um título em seu e-mail. Em se tratando de currículo, coloque a palavra “currículo” ou CV no título e seu nome ou cargo desejado. Em algumas vagas divulgadas, o recrutador orienta inclusive qual deve ser o título do e-mail.

Abertura

É mais adequado iniciar o e-mail com termos formais. É preferível quando se sabe o nome da pessoa à qual o e-mail se destina. Desta forma, você pode inseri-lo na introdução de sua mensagem. Você pode iniciar sua mensagem formal assim:

  • Prezado Fulano de Tal,
  • Cara Beltrana,

Em seguida, inicie sua mensagem em uma nova linha.

Conteúdo da mensagem

Agora, você esclarece o motivo de seu contato. Seja objetivo e anexe seu currículo. Lembre-se de confirmar se o documento foi anexado antes de enviar o e-mail.

Confira seu texto com calma para identificar se não houve erro de digitação, de gramática ou ortografia. Uma dica válida é utilizar u corretor ortográfico online.

Jamais use abreviações em um e-mail formal (pfv, vc, tb…). Emoticons também são dispensados em e-mails desta natureza.

Encerramento

Encerre com uma expressão também formal. Algumas que podem ser utilizadas são:

  • Atenciosamente,
  • Cordialmente,
  • Agradeço desde já a oportunidade,
  • Fico à disposição para contato,

E termine a linha seguinte com seu nome.

Agora, você já sabe o básico para enviar um e-mail formal. Estas informações serão válidas também em qualquer outra situação que exija o envio de e-mail desta natureza. Mas, para complementar, veja a seguir mais algumas dicas para levar em consideração.

E-mail formal no trabalho

As dicas dadas para o envio de um currículo em e-mail formal servem também para seu uso em outras condições, como para a comunicação no trabalho, por exemplo.

Dê a devida atenção ao título do e-mail. Dependendo do assunto, um título muito vago pode não ser priorizado para leitura, diante de tantas mensagens que podem chegar durante a rotina do dia a dia de seu destinatário.

Por outro lado, não é adequado também colocar como título“Urgente!” ou coisas do tipo. Pense como o título de uma redação: ele deve ser sucinto e claro sobre o tema da mensagem.

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Na mensagem, evite caixa alta, que na linguagem escrita pode ser equiparada ao grito.

Para preservar a seriedade de sua mensagem, evite também colocar fontes coloridas e prefira as fontes padrão, como Arial, Calibri ou Times.

Uma falha comum ao enviar e-mails com pressa é esquecer-se dos anexos. Por isso, sempre confira toda a mensagem, endereço, título e anexos antes de enviar.

E-mail formal em outras línguas

Se você precisar escrever também em outra língua, tome muito cuidado com os tradutores. Mesmo quem fala bem a língua estrangeria pode não estar familiarizado com a linguagem formal escrita.

Não se deve simplesmente alterar as mesmas palavras do português para a língua estrangeira. Neste caso, pesquise mais a fundo como fazê-lo na língua desejada, para não correr o risco de dizer coisas incoerentes e passar vergonha ou não ser entendido.

Em multinacionais, por exemplo, a língua “universal” é o inglês. Para a introdução de seu e-mail, neste caso, você pode usar expressões como:

  • Dear Mr/Ms (Nome da pessoa),
  • Dear sir/madam (quando não possuir o nome),

No corpo da mensagem, evite contrações, que têm teor mais informal (exemplo: I’m) . Prefira utilizar os termos separadamente (I am).

E, para encerrar, escolha termos como:

  • Yours sincerely,
  • Best regards,
  • Sincerely,
  • Regards,
  • Respectfully,

E, por fim, coloque seu nome na linha seguinte.

Escrevendo um e-mail formal

Agora, você já sabe o fundamental para escrever um e-mail formal de maneira adequada e passar uma boa imagem profissional. Espero que este conteúdo seja útil para seu dia a dia. Caso ele o tenha ajudado, compartilhe-o e ajude outras pessoas.

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