O e-mail é uma ferramenta ainda muito utilizada pelas organizações em todo o mundo. As mídias sociais não substituíram essa modalidade de comunicação. Por isso, saber a forma correta de elaboração de um e-mail é muito importante. Mas, o que muita gente não sabe, é que, aprender como finalizar um e-mail é uma tarefa igualmente importante, pois é nessa mensagem final que o receptor poderá te avaliar.
Por isso, elaboramos esse artigo para que você possa, de forma prática e objetiva, aprender a forma correta de como finalizar um e-mail. Acompanhe essa leitura e deixe sempre boas impressões por onde o seu e-mail chegar!
Adeque a linguagem ao destinatário
O primeiro aspecto que deve ser analisado é o tipo de linguagem que você irá adotar. Tenha em mente que o e-mail é um tipo de documento, e que em inúmeras possibilidades, ele poderá servir como prova de contratos, envio de dados, dentre outros. Por isso, você deve estar atento ao tipo de linguagem que você está utilizando, independentemente do público que vai receber a sua mensagem.
No ambiente de trabalho, a regra geral é utilizar a linguagem formal, mesmo quando você já possui certa afinidade com o destinatário. Em se tratando de e-mails de cunho pessoal, procure seguir a mesma linguagem, pois transmite um senso de responsabilidade que agrega muitos valores positivos. Entretanto, nestes casos, não se preocupe tanto assim com a técnica; é normal fugir um pouco das regras.
Seja consistente
Em um ambiente profissional, você deve ter cautela com o tom imposto através das palavras que utiliza em seu e-mail. Se a sua abertura iniciar com “Prezado senhor”, entende-se que o leitor vai recebeu uma mensagem formal. Já um texto que começa com “Olá, boa tarde” permite uma interpretação mais descontraída. Em qualquer dos casos, procure manter o mesmo tipo de linguagem, pois isso demonstra muito acerca da sua personalidade.
Informe sobre arquivos em anexo
Informar sobre arquivos que estão em anexo é importante para que a comunicação seja transmitida em sua totalidade. Ademais, essa comunicação precisa ser clara, não é mesmo? Por isso, lembre-se de incluir essa informação no seu texto. Isso vai otimizar a comunicação e evitar desentendimentos. Além disso, demonstra o zelo em agilizar a transmissão de informações de forma eficiente entre os envolvidos.
Seja empático com as informações negativas
Se o seu e-mail irá transmitir uma mensagem negativa, não se esqueça de suavizar o impacto da informação. Utilizar frases como “permaneço à disposição para ajudar em situações futuras” pode não resolver os problemas, mas ameniza o clima pouco amistoso. Ademais, a escolha certa das palavras pode fazer muita diferença. Portanto, seja empático, escreva e releia o conteúdo com calma; só então, depois disso, envie o seu e-mail.
Evite ao máximo o uso de abreviações
A comunicação virtual é acompanhada por tendências grosseiras de abreviação. Numa tentativa desenfreada de – supostamente – economizar tempo, as mensagens estão sendo trocadas de forma abreviada, colaborando para a involução de conhecimentos básicos do idioma. Embora a internet incentive o uso dessas abreviações, não é recomendado utilizar dessas práticas dentro do ambiente corporativo.
Seja vigilante e supere o vício de linguagem; não há qualquer necessidade de abreviar palavras como “vc”, “pq” e “blz”. Além de fomentar a interpretação errônea, demonstra total falta de profissionalismo ou, ainda, preguiça ou ausência de conhecimentos básicos do português. Muito constrangimento pode ser evitado, portanto, monitore!
Use CAIXA ALTA apenas quando necessário
Na maioria absoluta dos casos, a utilização da caixa alta é dispensável. Procure utilizar quando for extremamente necessário chamar a atenção para algum tópico em específico. Como regra geral, procure substituir essa prática por uma formatação diferente, em negrito, itálico ou fundo destacado, por exemplo. Isso facilita na compreensão acerca do tom da mensagem enviada; além disso, evita a interpretação equivocada de que VOCÊ ESTÁ GRITANDO.
Informe quais são os próximos passos
Sempre que possível, informe quais são os próximos passos necessários. Isso facilita o leitor a entender o que se espera dele, além de sinalizar urgências nas tomadas de decisões. No entanto, se você não aguarda nenhuma atitude, comunique o que é necessário a parti de então, deixando claro o retorno que você espera, ainda que seja de outro setor.
Se você deseja confirmar uma reunião ou receber um feedback sobre algum documento, informe. Se necessitar de urgência, procure indicar essa necessidade logo acima no e-mail. O importante é que ninguém fique com dúvidas.
Como finalizar um e-mail de forma adequada?
Após todas as dicas acerca do corpo do e-mail, estamos no tópico principal deste artigo: como finalizar um e-mail. Essa etapa é tão importante quanto as demais; por isso, antes de concluir a mensagem, é indispensável que você inclua uma despedida adequada ao restante da mensagem. As opções são diversas e variam entre termos formais, neutros e informais. Para as despedidas mais formais ou neutras, opte por:
- Agradeço a atenção;
- Atenciosamente;
- Com os melhores cumprimentos;
- Cordialmente;
- Desde já, muito obrigado;
- Grato;
- Saudações;
- Sempre às ordens.
Para aquelas despedidas mais informais ou descontraídas, opte por:
- Abraços;
- Até a próxima;
- Com carinho;
- Dentre outras.
Entretanto, tome cuidado para que o momento da despedida não ocorra de abrupta demais. Você pode fazer uma pequena transição para demonstrar que a mensagem está chegando ao fim. Essa é a melhor dica de como finalizar um e-mail, pois essa prática demonstrar respeito ao destinatário. Por último, mas não menos importante, lembre-se de assinar a mensagem e incluir dados importantes, tais como:
- Seu nome;
- Cargo;
- Nome da empresa;
- Telefone;
- Site da empresa.
Provavelmente, você já deve ter uma assinatura padrão. Caso contrário, providencie agora mesmo. As assinaturas fornecem mais segurança para quem está recebendo a mensagem.
Caso alguma parte da sua mensagem tenha deixado alguma dúvida, o receptor terá fácil acesso para entrar em contato com você, por meio de outros canais mais ágeis, como por exemplo, o telefone ou whatsapp.
Agora você já aprendeu tudo acerca de como finalizar um e-mail, certo?
Neste artigo, repassamos as principais dicas para a composição do seu e-mail, e ofertamos especial atenção à tarefa de como finalizar um e-mail, para que você deixe boas impressões em todos os lugares em que sua mensagem for recebida. Nem precisamos mencionar o descabimento de erros de ortografia e gramática, não é mesmo? Revise sempre o seu conteúdo antes de enviá-lo.
Se ficou com alguma dúvida de como finalizar um e-mail, ou quer deixar algum comentário, compartilhe conosco nos campos abaixo. Aguardamos seu contato.