O e-mail é uma das principais formas de se comunicar no mundo profissional. Através dele, é possível esclarecer dúvidas; enviar tarefas; solucionar problemas; dividir informações com chefes, colegas de trabalho e executivos que estejam próximos ou muito distantes.
Como uma comunicação oficial da empresa, é preciso tomar alguns cuidados na hora de escrever e enviar um e-mail. Erros e gafes em e-mails profissionais podem acabar influenciando a sua imagem e te prejudicando dentro da empresa.
Neste artigo, vamos tirar dúvidas e dar várias dicas de como escrever um bom e-mail profissional. Confira!
Quais são os elementos essenciais da estrutura de um e-mail profissional?
a. Assunto
Quando recebemos um e-mail, as primeiras informações que temos são o remetente e o assunto. Essas duas informações revelam o que o destinatário irá encontrar ao abrir o e-mail.
Assim, o assunto é uma frase curta que resume o objetivo da comunicação. Por isso, aconselha-se que o campo do assunto seja o último campo a ser preenchido ao escrever um e-mail. Isso porque, ao finalizar a sua mensagem, você será mais capaz de elaborar um assunto conciso e que expresse exatamente o seu objetivo com aquele e-mail. Em e-mails profissionais, o uso de palavras-chave é muito recomendável no assunto, pois ajuda o destinatário a localizar a mensagem caso precise relê-la no futuro.
Mas não se esqueça de preenchê-lo! Muitas pessoas ignoram e-mails que não possuem um assunto claro, especialmente se não conhecerem o destinatário.
b. Saudação
Não se começa uma mensagem sem uma saudação. Na primeira linha do e-mail, recomenda-se o uso de expressões formais, como “Caro”, “Cara”, “Prezado”, “Prezada” ou o pronome de tratamento adequado ao destinatário, como “Sr.”, “Sra.”, “Srta.”, por exemplo. Em seguida, inclua o nome do destinatário, a fim de identificá-lo.
Mas o que fazer quando não sabe o nome do destinatário? Utilize uma saudação mais abrangente, como “Caro(a)” e “Prezado(a)” e o cargo que ele ocupa como uma forma de identificá-lo. Um exemplo é “Prezado(a) analista de mídias sociais”.
Ah, mas se o e-mail tiver mais de um destinatário, utilize a saudação no plural e dispense a nomeação.
c. O corpo do e-mail
Após a saudação, é aqui que você transmite a sua mensagem. Comece dizendo o motivo pelo qual está escrevendo, ou seja, introduzindo o assunto a ser tratado. Então, no segundo parágrafo, você pode se aprofundar nos detalhes que envolvem o assunto.
d. Fechamento
Após a finalização da mensagem, é a hora de fechar o e-mail e despedir-se. Um e-mail sem fechamento é bastante antiprofissional.
Assim como a saudação, o fechamento deve manter-se formal. “Atenciosamente,” e “cordialmente,” são dois dos fechamentos mais populares em e-mails profissionais. Outros exemplos são: “Agradeço a atenção,”, “Com os melhores cumprimentos,” “Desde já, muito obrigado(a),” e “Grato(a),”.
e. Assinatura
Por fim, não se esqueça de assinar o e-mail e incluir suas informações de contato. Elas são importantes porque oferecem formas alternativas pelas quais o destinatário pode te contatar para conversar mais sobre o assunto abordado no e-mail, caso seja necessário.
Por isso, aponte o seu nome completo, o seu cargo ou departamento que faz parte, assim como o nome da empresa. Então, inclua um telefone para contato (como a linha direta da sua sala, do departamento ou até mesmo do seu celular de trabalho, se tiver). Confira um exemplo:
Julia Almeida
Engenheira de Software Sênior
Companhia ABC, Inc.
(00) 0000-0000
6 dicas de como escrever um e-mail profissional
Agora que você já sabe quais são os elementos que todo e-mail profissional deve ter, confira algumas dicas importantes na hora de escrever a sua mensagem.
1. Comece identificando o seu objetivo
Primeiramente, pergunte-se qual o seu objetivo com esta comunicação, ou seja, qual mensagem quer passar. Um bom e-mail profissional é aquele que consegue transmitir a sua mensagem de forma clara para o seu interlocutor.
Por exemplo, se você quiser que o seu interlocutor leia e analise um relatório que você enviou em anexo, é importante que você pontue sobre o que se trata. Assim como porque você precisa que ele o analise, qual tipo de resposta você gostaria de ter dele e em quanto tempo precisa concluir esta tarefa.
Mas o que fazer se o meu e-mail tem vários objetivos? Isso pode acontecer quando se tem uma lista de tarefas, por exemplo. Nesses casos, vale enumerar cada uma das tarefas ou objetivos e separá-las em parágrafos. Mas evite tratar de muitos assuntos em um e-mail só. Estabeleça uma lista de prioridades e trate dos itens que estão no topo da lista primeiro.
2. Saiba quem é o seu interlocutor
Para que uma comunicação seja efetiva, é preciso que o locutor e o interlocutor estejam na mesma página. Dessa forma, é importante refletir sobre a pessoa que irá receber e ler o seu e-mail e tratá-la de forma adequada.
Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail para o seu chefe, é importante manter uma linguagem polida e formal. No entanto, se você estiver escrevendo um e-mail profissional para o seu colega de trabalho, com quem tem um bom relacionamento, é possível manter um tom mais amigável.
Mas isso não significa que é permitido adotar uma linguagem informal, incluindo piadas no corpo do e-mail quando ele é destinado a um colega de trabalho. Lembre-se que você está tratando sobre o trabalho, por isso, é preciso manter o profissionalismo neste tipo de comunicação.
3. Seja conciso
Agilidade e objetividade são duas habilidades mais requeridas no mundo do trabalho. Isso acontece porque o dia-a-dia de um escritório pode ser extremamente corrido e dinâmico. Assim, não há tempo a perder.
Então, ao escrever um e-mail profissional, seja conciso. Ou seja, escreva um e-mail o mais breve possível, mas sem omitir informações importantes que prejudiquem o entendimento da mensagem principal. Prefira frases curtas e simples, o que torna a leitura mais rápida e o entendimento mais fácil. E, como já apontamos anteriormente, evite abordar muitos assuntos de uma só vez.
De modo geral, 3 parágrafos de texto são uma boa medida para um e-mail profissional. Mas, caso o assunto necessite de mais detalhes, estenda no máximo para 5 parágrafos.
Lembre-se que: quanto mais extenso for o seu e-mail, maior a chance da sua mensagem desviar do objetivo dela. Isso irá dificultar o entendimento do interlocutor, o que inclusive pode gerar erros na execução do trabalho.
4. Evite usar gírias e abreviações informais
Como já apontamos nas dicas anteriores, não escreve-se um e-mail profissional usando linguagem informal. Use a norma-padrão da língua portuguesa e lembre-se de nunca usar abreviações provindas da internet como “vc”, “ñ”, “eh”, “pq”, entre outras. Além disso, dispensa-se também o uso de gírias e dos famosos emojis (ou emoticons).
O uso desses elementos transmite uma ideia de intimidade e casualidade que foge ao ambiente de trabalho; especialmente quando você está se comunicando com o seu chefe ou um executivo da empresa por um canal oficial como o e-mail.
5. Seja cordial
Muitas pessoas acreditam que ser cordial envolve somente usar pronomes de tratamento e saudações apropriados no e-mail. Mas não é só isso.
É um sinal e cordialidade a atenção com o destinatário e o seu tempo. Assim, a menos que seja uma emergência que precise ser atendida imediatamente, evite enviar um e-mail fora do horário do expediente. Isso vale também para períodos de férias e de licenças.
Então, espere até que a pessoa esteja no seu dia e horário de trabalho para enviar o seu e-mail profissional. Caso você não saiba qual o horário de trabalho da pessoa, leve como guia o horário comercial, das 8 às 18h, de segunda à sexta-feira. Mas, caso exista uma emergência e a pessoa não possa ser contatada, informe-se sobre quem é o responsável pelo departamento ou quem pode te ajudar a solucionar o problema.
6. Revise antes de enviar
Erros de digitação acontecem, mas é importante detectá-los e corrigí-los antes de clicar em “Enviar”. Um e-mail com erros de português pode passar a impressão de que você não deu a devida atenção ou cuidado durante a escrita. Ou até mesmo que não tem domínio sobre a língua.
Para não passar essa impressão, tire um tempinho para reler o que escreveu com calma. Confira se todas as palavras estão com a grafia correta e se há coesão e coerências nas frases do seu texto.
Além disso, a revisão é importante para que você confira se transmitiu a mensagem correta. A forma como escrevemos, às vezes, pode levar as pessoas a captarem outro significado na mensagem. É o que acontece quando usamos a vírgula no lugar errado, por exemplo. Por isso, confira também se as frases estão bem colocadas. Para que a mensagem se apresente de forma clara e direta, sem a possibilidade de outras interpretações.