Cada vez mais o Whatsapp tem se tornado uma ferramenta de comunicação utilizada no trabalho. Pela rapidez e facilidade do app de mensagens, que reduz bruscamente os custos de comunicação e o tempo de resposta, outros meios de comunicação digital têm perdido espaço, como e-mail e videoconferências via Skype.
No entanto, o Whatsapp se popularizou mesmo entre as pessoas pela sua faceta informal, com uma linguagem própria cheia de gifs, emojis e figurinhas engraçadas. A maneira como as pessoas se comportam em conversas privadas, em grupos familiares e de amigos é completamente diferente da forma como devem se comportar em grupos de trabalho.
Se descuidar e mandar uma mensagem de cunho pessoal e privado para o chefe pode ser algo muito fácil. Por isso, é preciso estabelecer limites para não cometer deslizes.
Neste artigo, separamos 10 pontos de atenção que você deve ter ao utilizar no grupo do Whatsapp no trabalho. Estas dicas vão te ajudar a para manter a conduta profissional.
1. Atenção ao foco do grupo
O grupo de Whatsapp no trabalho têm o objetivo de estreitar a comunicação entre os membros da equipe sobre assuntos relativos ao trabalho. Por isso, por mais intimidade e amizade que os colegas de trabalho tenham, mantenha uma postura formal e profissional. Utilize o grupo para facilitar o seu trabalho e o da equipe também.
Como não é aconselhável enviar piadas ou correntes no grupo do trabalho, crie um grupo paralelo para conversas mais informais. Mas cuidado para não se confundir e mandar mensagem na conversa errada!
2. Cheque informações antes de clicar em enviar
Em anos em que as Fake News só crescem nos grupos de Whatsapp, checar uma informação antes de enviar para seus contatos é imprescindível. Se tiver em dúvida e não conseguir checar no momento, prefira não enviar. Espere a informação ser confirmada ou negada por um canal confiável antes de inserir este tópico na conversa.
3. Evite brigas
Como já dissemos anteriormente, o foco do grupo de trabalho é estritamente profissional, por isso, todas as questões pessoais devem ser deixadas para as conversas privadas. Desentendimentos acontecem, por mais que tentemos evitar, até mesmo no ambiente de trabalho. Prefira o tom diplomático e respeitoso, especialmente nestas situações.
4. Estabeleça momentos do dia para atualizar a leitura das mensagens
A não ser que as mensagens impactem diretamente no que você está fazendo no momento, prefira estabelecer momentos na sua rotina para atualizar a leitura do que foi enviado. Assim você permanece informado e consegue realizar suas funções normalmente. Nesse sentido, vale silenciar o grupo para evitar notificações a todo instante.
5. Condense as informações em poucos envios
No Whatsapp, nos acostumamos às mensagens ilimitadas. No entanto, um número alto de notificações na tela do celular de uma pessoa pode fazê-la perder informações no meio de tantas mensagens. Nossa dica é: condense as informações que você precisa passar. Dois envios é o indicado, por mais extensos que sejam. Assim, o fluxo de mensagens é menor e dá a chance de todas as pessoas acompanharem no momento que puderem.
6. Cuidado com o uso excessivo de áudio
Embora a função de enviar áudios seja bastante interessante para as interações via app de mensagem, no grupo de trabalho ela pode ser um verdadeiro problema. A comunicação escrita é sempre a melhor opção para este tipo de situação. Isso porque a leitura de mensagens é, em geral, mais rápida de ser feita do que ouvir uma série de áudios. Com eles, as mensagens podem se perder no meio do caminho, se alguém não escutar. Além disso, com as mensagens escritas, é possível retomar algum assunto antigo com a função “Buscar”, que não é possível com áudios.
7. Maneire também no número de arquivos anexados
O envio de arquivos é outra função ótima do app que pode não ser tão interessante nos grupos de trabalho. Isso porque fotos, vídeos e documentos tendem a ser arquivos mais pesados que podem acabar preenchendo a memória do celular dos funcionários e também acabar consumindo os seus dados de internet. Moderação é sempre a palavra. Envie somente o essencial.
8. Utilize mensagem privada quando o assunto não for de interesse geral
No caso do grupo do trabalho, mesmo que seja um assunto profissional, prefira tratar no privado o que não diz respeito ao grupo inteiro. Além disso, como já dissemos na dica acima, evitar assuntos pessoais também alivia o fluxo de mensagens no grupo.
9. Caso o assunto seja urgente, prefira as chamadas de voz ou vídeo
É possível que, ao enviar uma mensagem em grupo de trabalho, você precise esperar algum tempo para receber uma resposta. Como já falamos antes, ninguém precisa (nem deve) ficar atento o tempo todo às conversas do grupo. Por isso, utilize as chamadas de voz ou vídeo, que também estão disponíveis no app.
10. Estabeleça e respeite os horários do grupo
Embora seja uma facilidade para a comunicação entre pessoas ou grupos, o Whatsapp pode provocar uma quebra entre os momentos de trabalho e de descanso nestes casos.
Na criação do grupo, é importante que os administradores deixem bem claro qual o objetivo do grupo e quais os seus limites de horários. Isso porque, fora do seu horário de trabalho, um funcionário não precisa responder chamados ou resolver situações. Horários de descanso devem ser respeitados.
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