Embora seja influenciada por uma série de motivos, a baixa produtividade de uma pessoa no trabalho pode estar ligada à bagunça e pouca organização do espaço em que ela se encontra. Para quem passa horas do seu dia neste espaço, um escritório bagunçado pode se tornar foco de distrações e/ou desconforto ao longo dos dias.
Essas situações são comuns em pessoas bagunceiras ou que ainda não encontraram a melhor forma de se organizarem no seu espaço de trabalho. Por isso, se você deseja organizar a sua mesa de trabalho e trazer mais eficiência nas tarefas que você realiza no seu dia-a-dia, confira as nossas dicas:
1. Apenas o necessário
Em um ambiente de trabalho, qualquer excesso pode mudar a nossa percepção do espaço. Ele se torna mais fechado e acabar tirando a nossa concentração no que realmente deveríamos depositar a nossa atenção. Por isso, evite excessos na mesa de trabalho. Pense quais são os objetos que realmente precisam estar naquele espaço, quais podem ser realocados na sua mesa para outros locais (como gavetas ou arquivos) e quais simplesmente não pertencem ali.
2. Entenda o seu fluxo de trabalho
Todo mundo tem uma forma diferente de operar diante de uma mesa de trabalho. Tem quem prefira manter a sua agenda à direita, tem que opere melhor com ela à sua esquerda. Entender como você se comporta no espaço à sua frente é uma ótima forma de planejar a organização da sua mesa.
Assim, você não só terá uma acesso mais rápido e natural aos objetos que necessita cotidiano do seu trabalho, mas poderá ganhar mais agilidade e eficiência na sua produtividade em geral.
Por isso, nossa dica é que você vá experimentando e descobrindo qual tipo de organização é mais confortável e natural para o seu fluxo de trabalho.
3. Estabeleça zonas temáticas
Outro ponto importantíssimo para a organização de uma mesa de trabalho (ou para qualquer outra área) é a setorização ou a criação de zonas temáticas. Por exemplo: o bloco de post it que fica ao lado do telefone, assim como as suas canetas ou o grampeador perto do escaninho onde ficam os documentos impressos. Criar uma aproximação espacial entre objetos que geralmente tem o seu uso combinado é uma ótima forma de agilizar as suas tarefas do dia-a-dia. Além disso, mantendo-os sempre organizados você não terá que se esforçar para procurá-los na sua mesa.
4. Adicione um toque pessoal
Ambientes de trabalho costumam ter uma decoração neutra e visualmente limpa, o que facilita a concentração dos funcionários. No entanto, estes locais podem acabar se tornando impessoal e pouco convidativo para um funcionário que passa a maior parte do seu tempo lá. É por isso que os objetos e decorações pessoais são tão importantes para a decoração de uma mesa (ou espaço) de trabalho.
A especialista em organização pessoal Marie Kondo, autora do livro A Mágica da Arrumação e do método KonMari, defende objetos podem despertar a alegria em nós. Escolha objetos que tenham um significado especial para tornar o ambiente mais acolhedor para você. Mas, como já falamos anteriormente, não exagere!
5. Tenha um sistema de arquivamento
A papelada é uma realidade presente em todo tipo de escritório e pode ser a responsável por boa parte da desorganização do espaço. Seja ela impressa ou digital, é importante pensar em um sistema de organização e armazenamento que faça sentido para você e para lógica organizacional da empresa. Assim, nenhum documento se perde na infinidade de páginas escritas no dia-a-dia de um escritório e você também não perderá tempo procurando-as quando precisar delas.
6. Limpeza é essencial
Adicione na sua agenda a tarefa de fazer uma limpeza semanal na sua mesa de trabalho. Retire o pó ou sujeiras que apareçam ao longo dos dias da superfície da mesa, do seu monitor, teclado, mouse e telefone. Um ambiente limpo é essencial para um dia de trabalho agradável e confortável.
Pense também em retirar objetos que não são mais úteis para você ou o seu trabalho ou até que não fazem sentido de estar naquele espaço. É uma ótima forma de manter não só o ambiente limpo e organizado, mas também visualmente interessante para você.
Esperamos que estas dicas te ajudem a organizar a sua mesa de trabalho e melhorar a sua produtividade! Continue acompanhando os nossos conteúdos para mais dicas como estas.