Fazendo uma busca em várias ofertas de trabalho, é comum encontrar vagas administrativas. Para quem tem o objetivo de iniciar na carreira, é necessário conhecer cada função. Entre algumas delas, saiba o que faz um auxiliar administrativo.
Reunimos em nosso artigo, algumas informações importantes para você se preparar para a vaga de auxiliar administrativo e saber quais as tarefas são de responsabilidade desse profissional.
Saiba que é uma função de extrema importância para o bom funcionamento de uma empresa e que faz toda a diferença no desenvolvimento do trabalho de toda a equipe. Confira!
O que faz e quais são as atividades de um auxiliar administrativo?
As atribuições de um auxiliar administrativo podem variar conforme o tipo de empresa e as necessidades do negócio, mas o fato é que esse profissional auxilia no controle dos processos que envolvem a administração da organização. Confira algumas responsabilidades mais comuns ao cargo.
- Fazer o correto preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos;
- Cuidar dos trâmites de correspondências e documentos;
- Recepcionar os usuários dos serviços da organização, como fornecedores e prestadores de serviços;
- Efetuar os registros de receitas e contas a pagar;
- Emitir notas fiscais;
- Criar ofícios e memorandos;
- Executar serviços auxiliares de controle de estoque, registrando-os no sistema;
- Responsável pela elaboração da minuta de relatórios financeiros, os quais serão posteriormente consolidados pelo departamento contábil;
- Atualizar os arquivos e cadastros de informações;
- Apoiar o setor de pessoal com a entrega de documentos para os colaboradores;
- Assessorar os gestores com questões práticas da rotina de trabalho;
- Responder e-mails;
- Controlar a folha de ponto dos funcionários;
- Realizar atendimento ao público.
Quais as áreas que o auxiliar administrativo pode atuar?
Como braço direito de muitos gestores, o auxiliar administrativo tem sempre muita tarefa a fazer. Ele pode auxiliar na área administrativa, financeira, contábil, vendas e recursos humanos.
Na área administrativa
Responsável por auxiliar o administrador em suas atividades rotineiras, esse profissional precisa entender sobre planilhas, conhecimentos profundos da língua portuguesa para redigir documentos oficiais, além de ser organizado para fazer o arquivamento de documentos físicos e virtuais.
Na área financeira
Auxilia nas atividades financeiras pertinentes a empresa. Faz o controle bancário e a emissão de relatórios do setor de contas a pagar, precisa entender de cobranças e investimentos, além de ter habilidades para trabalhar com cheques. Ter domínio de matemática básica e financeira é fundamental para esse funcionário executar corretamente a rotina que lhe é atribuída.
Na área contábil
Para o profissional trabalhar nessa área, precisa ter o mínimo de noção de contabilidade, pois vai analisar e fazer conciliações de contas, fazer registro de documentos nos órgãos competentes e escriturá-los em livros fiscais.
Como trabalha auxiliando o contador de uma empresa, suas responsabilidades estão relacionadas a assuntos fiscais, patrimônio, impostos e emissão de notas de vendas, serviços e transferência.
Na área de vendas
O auxiliar administrativo realiza tarefas administrativas na área comercial. Deve possuir uma boa comunicação, pois estará sempre em contato com clientes e fornecedores. Além disso, precisa ser ágil, já que trabalhará atendendo vendedores e todos os profissionais da área.
Para um bom desempenho das suas funções, o auxiliar administrativo deve está antenado com as práticas de preços no mercado para elaborar orçamentos e propostas comerciais adequadas.
Na área de recursos humanos
Com foco em ajudar o analista de RH e o departamento de pessoal, o profissional auxilia nos treinamentos e capacitações dos funcionários. Faz triagem de currículos, pode aplicar testes psicológicos e é o primeiro contato do candidato com a empresa.
O auxiliar precisará saber trabalhar com o sistema interno de folha de pagamento para fazer a conferência correta. Terá o controle de contratos temporários, voluntários e menores aprendizes.
Como está o mercado de trabalho?
Como ainda não há exigência de uma graduação, o mercado de trabalho é bastante favorável, já que todas as empresas precisam de um profissional que execute os trabalhos administrativos. Por isso, é um dos profissionais mais buscados no mercado, porém, a concorrência é grande.
Para se destacar no mercado, você deve oferecer algo além dos pré-requisitos exigidos para a função. Investir em um bom curso técnico ou profissionalizante, informática avançada e uma segunda língua, fará grande diferença no seu currículo.
As empresas estão exigentes na busca do perfil ideal para esse profissional. Como a função tem diversas atribuições, é necessário ser polivalente, dinâmico, ágil, organizado e preparado para trabalhar bastante.
Como crescer e fazer carreira na área administrativa?
Para quem almeja crescer na área administrativa e seguir carreira, deve se preocupar em fazer uma faculdade de administração e investir em cursos específicos para a área. Há grandes possibilidades de promoção para aqueles que buscam se especializar e desenvolver um bom trabalho.
Ao desempenhar com êxito as atividades como auxiliar, você pode ser promovido para assistente, administrador e até assumir cargos de liderança e gestão. Para tanto, é necessário desenvolver algumas habilidades essenciais para a execução de suas tarefas.
Desenvolva a capacidade de concentração
Se você tem dificuldades de concentração, procure desenvolver essa habilidade, já que o auxiliar precisa realizar diversas atividades, ao mesmo tempo, e de maneira assertiva. Mostre para seu gestor que você consegue dar conta de sua demanda diária.
Trabalhe com organização e disciplina
Para administrar diariamente relatórios, documentos, notas fiscais, comprovantes de pagamentos e arquivos, o auxiliar administrativo precisa ser organizado e fazer uma boa gestão de tempo para não se atropelar. Além disso, deve ser disciplinado para executar todas as tarefas do dia a dia para não perder prazos.
Seja dinâmico
Como é um profissional que circula em diversos setores, precisa atender uma demanda grande de trabalho. Para isso, precisa ser dinâmico em suas atividades e tomar atitudes para atender as necessidades da empresa, sem precisar esperar por ordens.
Mantenha a comunicação
Como elo de ligação entre departamentos, o profissional precisa ser comunicativo para manter um bom relacionamento entre todos. Mais ainda, ao prestar atendimento ao cliente e fornecedores e funcionários. Deve possuir uma comunicação clara e objetiva para passar as informações corretas dentro da empresa.
Faça a gestão do tempo
Para equilibrar o tempo escasso e o volume de tarefas diárias, o auxiliar administrativo precisa desenvolver a gestão do tempo. Existem diversas técnicas e ferramentas tecnológicas que podem ajudá-lo nesse processo.
Faça uso delas para não perder prazos, organizar suas tarefas diárias e priorizar as mais importantes. Sabendo lidar com essa situação, a sua produtividade só tende a aumentar e você terá mais tempo para se desenvolver.
Quais são os cursos mais importantes para um auxiliar administrativo?
Se você ainda não está cursando nenhuma graduação, saiba que é importante investir em cursos específicos para atuar como auxiliar administrativo. Existem vários cursos livres e técnicos, disponíveis no mercado que exigem apenas a conclusão do ensino médio. A duração é curta e pode levar, no máximo, um ano. Vale a pena investir.
Curso técnico de administração
O curso busca formar profissionais capacitados para exercer as diversas funções de apoio em uma empresa. Voltado para pessoas que pretendem desenvolver perfil empreendedor e para profissionais que procuram se aprimorar e trabalhar com competência.
Com duração de um ano, sua metodologia e disciplinas, vão depender da instituição de ensino escolhida. Poderá atuar em qualquer área que tenha a necessidade de um auxiliar administrativo, como indústria, comércio, hospitais, escolas, entre outros.
Entre as disciplinas estudadas, muitas delas estão relacionadas ao curso superior de administração, mas isso não descarta a necessidade de fazer um curso superior na área. Confira algumas dessas matérias.
- Administração e empreendedorismo;
- Administração de vendas;
- Planejamento estratégico
- Comunicação empresarial;
- Desenvolvimento pessoal;
- Projeto empresa simulada;
- Direito comercial;
- Gestão de pessoas;
- Jogos de empresa;
- Marketing;
- Noções de informática;
- Matemática financeira e análise de investimento;
- Práticas comerciais e administrativas.
Cursos livres
Alguns cursos livres são importantes para agregar valor aos seus conhecimentos e habilidades. Além disso, melhoram a qualidade do seu currículo.
1. Oratória
No curso você terá a possibilidade de aprimorar as habilidades de interlocução e comunicação. Aprenderá a utilizar as expressões corporais de forma adequada e saberá qual a melhor entonação para transmitir a sua mensagem. Isso ajudará o auxiliar administrativo a prestar o melhor atendimento para os clientes, fornecedores e funcionários.
2. Pacote office
Como as empresas exigem domínio de algumas ferramentas de informática, é fundamental investir em cursos de software que permitem criar planilhas, documentos, apresentações, armazenamento de dados e muito mais. A função requer habilidades na elaboração de relatórios, digitação de documentos, criação de propostas e orçamentos.
3. Comunicação escrita
Para aprimorar a sua comunicação escrita, você terá acesso a técnicas de redação, interpretação textual e várias regras de português. Será capaz de escrever documentos oficiais, criar ofícios, memorandos, cartas e e-mails.
4. Marketing pessoal
Por meio do marketing pessoal, você saberá vender a sua imagem dentro da empresa utilizando estratégias e metas para promover o seu trabalho. Ganhará destaque perante aos outros colaboradores e estará mais próximo de ser promovido.
Para quem está iniciando no mercado de trabalho, é importante entender o que faz um auxiliar administrativo para tentar trilhar carreira na área. É uma função promissora que vem ganhando destaque dentro das empresas, portanto, não perca a oportunidade!