Para buscar bons resultados na execução de suas tarefas é necessário aumentar a produtividade no trabalho. Para isso, é fundamental fazer a gestão do tempo, ou seja, produzir mais em menos tempo.
Se você deseja atingir um alto nível de produtividade e melhorar o seu nível de entrega de resultados, é preciso abrir mão de alguns hábitos que desviam a sua atenção e prejudicam seu desempenho.
Fizemos esse artigo para mostar que isso é possível, se você seguir algumas dicas e evitar outras práticas que não agregam valor ao seu dia a dia. Dessa forma, você pode ter certeza que será mais fácil alcançar os seus objetivos. Confira!
O que é a produtividade?
A produtividade pode ser definida como resultado do seu comprometimento em fazer uma atividade com excelência, inteligência, planejamento, esforço e foco. E está relacionada ao esforço que você impõe em alguma tarefa e o resultado obtido.
Não confunda a produtividade com o fato de ter muitas tarefas para fazer. Isso, na verdade, pode até compromete a sua produtividade. O fato de você estar sempre ocupado, não quer dizer que consegue finalizar tudo com qualidade.
O seu trabalho pode ser medido pelo nível de produtividade que você investe nele. Então, é importante saber onde você deseja chegar e quais são os melhores meios para se alcançar um determinado objetivo.
Com isso, você pode traçar metas e objetivos que sejam relevantes para o seu trabalho e consegue organizá-los conforme a prioridade. Portanto, produtividade é se sentir em paz e com a sensação de dever cumprido.
Quais as diferenças entre qualidade e produtividade?
Atualmente, as empresas estão bastantes preocupadas em medir a produtividade e a qualidade dos seus serviços que às vezes acabam se confundindo entre uma habilidade e outra. Mas, saiba que existem diferenças entre elas.
A produtividade acaba sendo mais fácil de medir porque leva em consideração alguns fatores tangíveis. Por exemplo, em uma linha de produção é natural medir o percentual de produtividade considerando fatores como hora, dias, entre outros.
Já a qualidade é o atendimento aos requisitos, ou seja, um produto tem qualidade quando ele consegue atender às suas especificações. Podemos usar, portanto, como exemplo, um carro 1.0 que promete ser econômico, que tenha durabilidade e proporcione segurança. Se ele obedecer as suas especificações, Então, ele pode ser considerado um carro de qualidade.
O que evitar para manter a produtividade?
Algumas práticas devem ser evitadas para manter a produtividade no trabalho. Muitas delas, você faz sem ao menos perceber. Veja quais hábitos precisam ser eliminados:
Uso indevido das redes sociais
As redes sociais já fazem parte da vida de quase todo mundo. Tornou-se a atual forma de se comunicar com as pessoas, acompanhar as notícias, postar seu dia a dia, trocar informações e se divertir.
O problema é quando isso se transforma em distrações que comprometem a sua produtividade. Por isso, evite ficar conectado constantemente para não atrapalhar o seu desempenho.
Ambiente de trabalho desorganizado
A desorganização no ambiente profissional pode atrapalhar qualquer carreira, já que dificilmente você conseguirá desenvolver as suas atividades sem saber onde está cada documento, ferramenta e seus materiais de trabalho.
Procure deixar a sua estação de trabalho limpa e organizada. Arquive os documentos, evite deixar objetos espalhados em cima da mesa e faça uma limpeza em seu computador para facilitar a sua rotina.
Praticar a procrastinação
A procrastinação é o maior inimigo da produtividade. Isso porque ao praticá-la, você vai viver adiando a finalização de uma tarefa. Aquilo que era para ser concluído em uma hora, você poderá levar o dobro ou mais que isso.
Procrastinar pode gerar atrasos de cronogramas, não cumprimento de metas e deve diminuir a sua produtividade. Portanto, não deixe para depois o que você pode fazer nesse momento.
Sempre dizer sim
Quando se trabalha em equipe, é natural que algum colega tenha dificuldade em alguma tarefa e peça a sua ajuda. Não há nada de errado em você tentar ajudá-lo. O problema é quando isso se torna algo constante e você sempre dizendo sim.
As suas responsabilidades precisam ser prioridades e você precisa aprender a dizer “não” quando for necessário. O que adianta você ajudar seu colega e prejudicar a realização da sua tarefa? Faça o seu trabalho e depois se ofereça para ajudá-lo.
Como iniciar e terminar seu dia de forma produtiva?
Reunimos algumas dicas para iniciar seu dia mais produtivo e não deixar que isso se perca durante a rotina do seu trabalho, até o momento em que você finalizar todas as suas tarefas.
1. Elabore uma lista de suas tarefas do dia
Escreva em um papel tudo o que você pretende fazer durante todo o seu dia de trabalho e tenha consciência total do que deve ser feito. Essa lista deve conter todos os seus afazeres, se possível, já determinado quanto tempo será gasto para cada um.
2. Feche a porta de sua sala
Caso o seu escritório tenha porta, o mais adequado é deixar a porta fechada para você se concentrar na atividade que estiver executando. Não há nada mais desconfortável do que ser interrompido na hora em que você está mais inspirado.
Se onde você trabalha tiver apenas divisórias, o ideal é colocar um fone de ouvido com uma música bem suave para manter a concentração naquilo em que você está trabalhando. Assim você evita se distrair com o colega do lado.
Comece o dia com as tarefas mais difíceis
Se você não sabe por qual tarefa iniciar o seu dia, considere escolher a mais desconfortável ou aquele que pode lhe tomar mais tempo. Isso inclui muitas vezes aquela tarefa que tem uma chance de rejeição, dor ou fracasso.
3. Desenvolva outra atividade quando finalizar uma tarefa
Quando finalizar uma tarefa, faça uma pausa executando outra atividade. Pode ser organizar a sua agenda, pegar os documentos que estão fora do lugar e arquivar ou qualquer outra ação que não demore mais que 20 minutos.
4. Realize tarefas que estejam relacionadas entre si
Tente não ficar pulando de tarefa em tarefa que não tenha relação entre elas. Isso acaba prejudicando a sua produtividade. Prefira fazer tarefas seguidas que tenham o mesmo significado.
5. Organize seu e-mail
Não deixe que seu e-mail seja uma distração. Portanto, determine uma hora do dia para fazer uma triagem nele, responder mensagens, enviar orçamentos, etc. Além disso, organize-o por projeto e adicione-o à sua lista de tarefas. Reserve pelo menos uma hora do seu dia para fazer tudo isso.
6. Cronometre suas tarefas
Quando a tarefa é difícil, você pode usar o cronômetro para medir o período para executar um trabalho, até para saber quanto tempo leva para finalizar uma tarefa que exige mais de você.
Outra boa prática é usar a técnica Pomodoro para maximizar o seu tempo e a eficiência do seu trabalho. Esta técnica é a prática de escolher uma tarefa e de assumir o pequeno compromisso de passar 25 minutos, completamente concentrado nessa iniciativa, fazendo uma pausa de 5 minutos entre cada tarefa escolhida.
7. Faça uma pausa
Não é indicado para a sua saúde, mental e física, ficar o dia todo sentado executando alguma atividade. Por isso, é importante fazer intervalos de 15 a 20 minutos, depois de uma hora ou uma hora e meia de intenso trabalho. Esse é o período mais adequado para o seu cérebro ficar focado na tarefa.
Mas, o tempo quem vai determinar é você. Caso ache melhor, pode fazer um intervalo mais curto, em períodos mais curtos. O importante é não fazer um período longo sem ter um intervalo para relaxar.
Evite olhar o tempo todas as redes sociais ou verificar seu e-mail, já que isso não conta como pausas produtivas. Na verdade, são distrações que podem comprometer a sua produtividade. Portanto, não adote a prática da procrastinação.
8. Faça o certo e não o bem feito
Algumas coisas precisam ser feitas ou o trabalho não vai acontecer sem você realmente “colocar a mão na massa”. Portanto, faça o que é realmente importante, sem perder tempo em fazê-lo com perfeição, já que algumas tarefas não terão o mesmo efeito na produtividade e nos resultados da empresa.
Como melhorar a sua produtividade no trabalho?
Fazer uso de boas práticas é fundamental para melhorar e até aumentar a sua produtividade no trabalho. Veja como:
- Tente identificar onde estão as suas maiores distrações, se são as redes sociais, os telefonemas, e-mails, as conversas paralelas ou outras mídias;
- Ao reconhecer o que tira seu foco é importante identificar em qual o horário que isso mais acontece. Pode ser que pela parte da manhã sua maior distração sejam as redes sociais ou ligações desnecessárias;
- Descobriu o que te faz perder tempo? Agora é hora de eliminar essas distrações de vez. Tire as notificações das redes sociais, desligue ou deixe o celular no silencioso enquanto estiver realizando seu trabalho;
- Nos intervalos que você fizer entre uma atividade e outra, você pode tirar alguns minutinhos para acessar as redes sociais, caso isso realmente seja importante. O ideal é acessá-los somente quando você já tiver finalizado todo o seu trabalho do dia para não correr o risco de se distrair;
- Procure organizar a sua semana no domingo à noite. Tire uns 10 minutos para definir quais as tarefas que serão feitas em cada dia para não ter que fazer isso em cima da hora e comprometer a sua produtividade;
- Ao planejar o seu dia, organize pelas tarefas prioritárias e não pelas mais fáceis ou menores. Provavelmente você deve ter prazos para cada um delas, portanto, priorize começar por aquela que o prazo é mais curto;
- Saiba o motivo pelo qual você está executando uma determinada tarefa, anote tudo o que você fez e, se não finalizou, escreva todas as informações necessárias para terminar na próxima semana;
- Aprenda a dizer não às atividades que não são prioritárias;
- Cuide de suas emoções;
- Evite pessoas e pensamentos negativos;
- Escute músicas enquanto trabalha para manter o foco. Mas, tenha cuidado! Somente ouça músicas que vão ajudar na sua produtividade e não para desviar a sua atenção;
- Não misture trabalho com lazer. Evite trabalhar assistindo televisão, pois você não fará nem uma coisa e nem outra;
E tem mais…
- Esqueça o hábito de apagar incêndios. Não reaja somente nas urgências, tenha seu dia planejado;
- Defina prazos menores para tarefas mais importantes, pois quando você limita o tempo para realizar uma atividade acaba por concentrar mais energia nela;
- Evite escrever e-mails longos para não desperdiçar muito do seu tempo e nem da pessoa que for ler o e-mail;
- Ao planejar a sua semana, faça uma lista de tarefas e sempre procure mantê-la atualizada, já que a sua cabeça não é um computador e o esforço de ter que lembrar do que precisa ser feito, não compensa;
- Quando você estiver executando uma atividade que não exige muito do seu cérebro – lavar louça, fazer faxina e outros -, aproveite para ouvir algo produtivo. Os podcasts são ótimas ferramentas para você agregar conhecimento, sem precisar ficar lendo algo;
- Não assista TV antes de dormir, pois ao invés de relaxar, você pode ir para a cama ainda mais estressado. Isso depende do conteúdo que você estiver assistindo;
- Respeite os limites do seu corpo e mente, e saiba a hora certa de parar de trabalhar;
- Adote a prática da meditação, uma vez que ajuda não só a manter o foco diante das distrações externas, mas também das distrações internas;
- Aprenda a delegar tarefas;
- Crie processos para atividades repetitivas e se possível, automatize-as;
- Elabore uma lista do que fazer e uma do que não fazer e depois analise se essas tarefas que colocou como não fazer, podem servir para você em algum momento;
- Evite o retrabalho. Procure fazer certo logo na primeira vez, mesmo que leve mais tempo para finalizar;
- Use ferramentas como o Trello, Evernote ou Google agenda, entre outras, para melhorar sua produtividade;
- Não olhe sua caixa de entrada de e-mails em algum momento que você não poderá respondê-los. Portanto, evite o retrabalho.
Agora ficou mais fácil entender o que é produtividade no trabalho. Então, siga as nossas dicas e aumente a produtividade na realização das suas tarefas diárias, além de melhorar o seu desempenho.