Retrabalho certamente não é uma palavra comum no vocabulário da maior parte das pessoas, inclusive aquelas que trabalham com gerenciamento de projetos. No entanto, encontramos uma palavra muito conhecida por todos: trabalho.
Como sabemos, trabalhar significa dedicar-se a um conjunto de atividades produtivas ou criativas. Mas o que significa esse Re- aí na frente da palavra trabalho?
No caso da palavra retrabalho, o prefixo indica a repetição de algo. Esse algo, no caso, é o próprio trabalho. Ou seja, quando um produto ou tarefa realizada não está de acordo com as expectativas ou padrão de qualidade, ele precisa ser refeito. Esse processo de correção (ou de refazer o trabalho do zero) é o que chamamos de retrabalho.
As consequências do retrabalho
O retrabalho constantemente é a causa de um efeito bola-de-neve que acontece no escritório. Assim, ele tem o poder de afetar toda a cadeia produtiva, fazendo com que um problema aparentemente pequeno se torne cada vez maior, principalmente se não for contido a tempo. Abaixo, separamos algumas das principais consequências do retrabalho, confira:
a. Queda na produtividade
Se existe a necessidade de executar a mesma tarefa duas ou três vezes, consequentemente há uma queda na produção da equipe. Mesmo que a correção dos problemas ou a reconstrução daquela tarefa não necessite de tanto tempo, ainda assim há uma diferença do tempo planejado para ela e do tempo realmente gasto na sua execução.
b. Sobrecarga da equipe
Outra consequência do retrabalho é a sobrecarga dos funcionários devido a acumulação de tarefas. Afinal, na maioria das vezes, o fluxo de trabalho não pode esperar que algumas tarefas sejam refeitas. Com o acúmulo de trabalho, a pressão do chefe se traduz em estresse para os funcionários.
c. Atrasos nos prazos previstos
Os prazos são parte importantíssima de um planejamento estratégico. Em um projeto, calcula-se o tempo de realização de cada tarefa, assim como suas necessidades de recursos materiais e mão de obra. Mas quando existe a necessidade de refazer uma tarefa, o cronograma de todo o projeto acaba afetado.
d. Relacionamento com o cliente desgastado
Ao realizar uma compra ou contratar um serviço, o cliente tem expectativas em relação ao que lhe será entregue. A má qualidade, assim como os atrasos no atendimento, no produto ou serviço resultam na insatisfação do cliente.
e. Queda no lucro da empresa
A capacidade de produção de uma empresa impacta diretamente o lucro que ela terá no final de um período. Por isso, quando a capacidade de produção diminui, o lucro cai junto.
Quais as causas do retrabalho?
O retrabalho relaciona-se a problemas de todo o planejamento estratégico de uma empresa. Ou seja, a origem do retrabalho pode estar em diversas áreas ou categorias do planejamento. No entanto, ela tem o poder de desestruturar todo o planejamento. Aqui estão as principais causas do retrabalho:
- Mudanças nos objetivos do projeto durante o seu desenvolvimento;
- Problemas de qualidade dos resultados alcançados;
- Funcionários com pouca qualificação;
- Recursos materiais inapropriados para a execução das tarefas previstas; e
- Dificuldades na comunicação.
Dicas para reduzir o retrabalho
Como você já pode perceber, o retrabalho não é algo que as empresas almejam. Ao passo que as empresas estão sempre em busca de estratégias para fugir do retrabalho. Abaixo, selecionamos 5 dicas que irão te ajudar a reduzir o retrabalho na sua equipe.
1. Planejamento é fundamental
Para evitar retrabalho, o primeiro passo é construir um planejamento eficiente. Por isso, acelerar ou ignorar a etapa do planejamento é um erro cometido por muitos gerentes e que traz como consequência o retrabalho em diversas fases de execução do projeto. Isso acontece porque é no planejamento que são definidos as metas do projeto e o plano de execução dele. Ou seja, um planejamento eficiente deixa claro quais são os objetivos e necessidades do cliente e como a equipe pode realizar melhor o seu trabalho.
2. Realize treinamentos frequentes com a sua equipe
Como já falamos acima, a falta de qualificação da equipe para a execução de determinada tarefa é uma das principais causas do retrabalho. Afinal, com os avanços tecnológicos, alguns processos tornam-se obsoletos e outros mais atualizados entram no seu lugar.
A melhor forma de evitar essa defasagem e erros de execução é realizar treinamentos e atualizações frequentes com a equipe. Os treinamentos também são importantes para a motivação dos funcionários e para a integração equipes, criando um espírito colaborativo entre diferentes equipes.
3. Crie um controle de qualidade
Para evitar o retrabalho e todas as suas implicações, é necessário um controle rigoroso de qualidade que documente padrões e forneça diretrizes para a execução do trabalho.
Assim, documente com detalhes toda a execução do trabalho, dividindo-o em estágios. Aponte também quais são os recursos (humanos ou materiais) necessários para a sua realização. Dessa forma, a qualidade e a integridade do trabalho podem ser verificadas e avaliadas antes de passar para a próxima etapa. E quaisquer problemas identificados podem ser corrigidos o mais cedo possível, causando menos impactos sobre a produção.
4. Alinhe a comunicação da equipe.
Pode-se evitar muito retrabalho quando a comunicação da equipe se alinha. Comunicar-se não é informar os funcionários sobre as decisões tomadas pelos executivos da empresa. Afinal, comunicação é uma via de mão dupla. Perguntas e sugestões devem ser incentivadas e compartilhadas com todos, a fim de manter a equipe sintonizada nas atualizações dos projetos. Além disso, a comunicação com o público e o cliente também precisa ser um canal direto e eficiente.
Com uma comunicação aberta, evita-se mal entendidos e que as dúvidas (tanto dos trabalhadores quanto dos clientes) não sejam respondidas. Como resultado, diminui-se o índice de retrabalho.
5. Adote uma ferramenta de gestão de projeto
A organização é um elemento central quando falamos em alta performance e baixos índices de retrabalho. Nesse sentido, uma ferramenta de gestão é essencial. Existem diversos softwares de gestão de projetos disponíveis, como o Trello, Microsoft Teams, Slack, Asana. Essas ferramentas permitem planejar todas as etapas de um projeto, delegar tarefas para os funcionários e verificar o seu status e ainda conta com um sistema de comunicação interno.