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Você já participou de uma reunião que parece não ter fim nem foco nenhum? Participantes despreparados, um líder que não consegue conduzir a sua equipe, discussões que não chegam a um consenso ou que desviam completamente do tema. Isso é um sinal claro de uma reunião mal planejada. De acordo com um estudo realizado pela holding de suporte tecnológico para empresas Verisson Business, as reuniões podem ser os momentos onde mais se perde tempo em um escritório. Isso porque muitos acreditam que para fazer uma reunião, não é necessário nenhum tipo de organização, além de se certificar que todos estarão reunidos em um local no mesmo horário. Mas uma reunião desorganizada pode se provar uma verdadeira armadilha para uma equipe de trabalho. Para fazer uma reunião de qualidade, é preciso ter uma razão e um objetivo claro para todos os participantes. E para resolver esse problema, é muito simples: escreva uma pauta. A partir de uma pauta, é muito mais difícil os participantes fugirem do assunto proposto, economizando tempo. Também estimula os participantes a se prepararem melhor para o que será discutido, o que pode render soluções mais elaboradas e inovadoras para o problema discutido. Mas se você nunca criou uma pauta de reunião antes, é bem provável que não saiba onde começar. Por isso, organizamos este arquivo para mostrar porque ter uma pauta pode fazer a sua reunião ser muito mais produtiva e render ótimos frutos! Confira. Por que é importante ter uma pauta de reunião? Organização deve ser um dos pilares de qualquer estratégia de produtividade, seja no âmbito corporativo ou pessoal. Ter boa organização pode ser determinante para conseguir concluir (ou não) um projeto. Escrever a pauta de uma reunião é nada mais do que organizar um encontro para que ele seja o mais proveitoso para a equipe. É estabelecer expectativas sobre o encontro e descrever como transformar estas expectativas em realidade ao mesmo tempo em que otimiza o tempo que a equipe reservou para esse encontro. A pauta ajuda aqueles que irão participar da reunião a se prepararem para o que será discutido ou realizado. E para o líder da equipe ou aquele que irá conduzir a reunião, a pauta ajuda a guiar melhor as discussões e redirecionar aquelas que fogem ao tema. Tudo isso faz com que a equipe passe menos tempo falando sobre um tema, o que otimiza a resolução de problemas e a produtividade em geral. Qual a diferença entre uma pauta e uma ata de reunião? Uma reunião pode envolver dois tipos de documentos: a pauta e a ata. Como já falamos anteriormente, a pauta é um documento que antecede a reunião e serve como um guia para o bom desenvolvimento desta. A ata, por outro lado, é o documento que é elaborado após a reunião por um dos participantes dela. Ela serve como um registro da reunião, descrevendo brevemente os acontecimentos de forma organizada e clara. Ou seja, quando e onde foi realizada, qual era o seu objetivo, o que foi discutido, as decisões que foram tomadas, quem participou dela e quando foi encerrada. E como um registro, a ata tem caráter de comprovação dos acontecimentos, por isso ela costuma levar a assinatura dos participantes, atestando a veracidade dos fatos ali contidos. Outro detalhe é que, após assinada e guardada em um arquivo próprio, a ata não pode ser alterada. Dicas para fazer uma pauta de reunião Agora que você já sabe o que é uma pauta de reunião e porque ela é importante, separamos algumas dicas para te ajudar a escrever uma. 1. Prepare a pauta com antecedência A primeira coisa a levar em consideração é que nem sempre elaborar uma pauta de reunião é algo fácil e/ou rápido. Dependendo do assunto que será discutido, será preciso realizar uma pesquisa mais elaborada, que demanda mais tempo de quem a estiver elaborando. Por isso, se a reunião está marcada para um dia a tarde, é uma péssima ideia escrevê-la de manhã. Nossa sugestão é iniciar a pauta com pelo menos 3 dias de antecedência do seu envio. Assim você tem tempo para pesquisar, escrever as informações necessárias com calma e revisar o conteúdo. Assim você pode fazer alterações tranquilamente. Além disso, recebendo a pauta com antecedência a equipe que participará da reunião também terá tempo para ler com tranquilidade, fazer comentários, marcações e elaborarem suas falas, se necessário. 2. Defina o objetivo da reunião Toda reunião tem um objetivo. Seja a discutir um assunto, informar, apresentar, negociar ou criar estratégias para resolver um problema, ela é visa alcançar algo. Este objetivo é o que deve guiar a sua reunião, por isso, para um encontro proveitoso e produtivo da equipe, é preciso que este objetivo esteja claro para todos os participantes. Depois de definir o seu objetivo, você pode descrever o que será feito para conseguir alcançá-lo. 3. Aponte quem será responsável por cada tópico da reunião Uma reunião que conta com diversas apresentações de membros da equipe ou que discute diversos tópicos pode facilmente se tornar uma bagunça. Por isso, estabeleça uma ordem das apresentações ou das discussões e identifique quem será responsável pelo quê. É mais fácil acompanhar a reunião e se preparar quando já se tem um roteiro do que irá acontecer. E caso a sua reunião possua convidados, além da identificação, é interessante também incluir informações sobre eles para que a equipe já saiba quem são de antemão. 4. Crie perguntas específicas para cada tópico a ser debatido Muitas vezes, ao elaborar uma pauta de reunião, listamos diversos tópicos de discussão com frases soltas. Por exemplo: Discutir o desenvolvimento projeto X. Por mais que elas sejam guias para a reunião, elas falam muito pouco sobre o que deve ser feito. Tente desmembrar o tópico a partir de perguntas específicas e que podem ser respondidas, como: “Quais recursos serão necessários para o desenvolvimento do projeto X? Qual equipe será responsável pelo projeto? Qual o prazo de entrega do projeto?”. Dessa maneira, a equipe tem uma base para começar a sua discussão e pode se preparar para a reunião já sabendo o que esperar. 5. Liste os tópicos por prioridade Nem sempre dá para resolver tudo em uma reunião. Classifique os seus tópicos em ordem de prioridade, ou seja: o que precisa ser realizado o quanto antes e o que direciona a equipa ao alcançar o objetivo da reunião. Dessa forma, possuir um calendário organizado e um objetivo bem estabelecido é fundamental. 6. Estime o tempo necessário para a discussão de cada tópico Esta dica está diretamente ligada à anterior e tem tudo a ver com tornar a reunião mais dinâmica e produtiva. Pense no tempo total que a sua reunião deve durar e pense em quanto tempo será direcionado para cada tópico. Neste momento, seja realista e, se necessário, converse com a equipe para determinar o tempo para cada um. Assim, cada participante pode construir sua apresentação com base no tempo estimado para ele. O tempo não é interromper ou cortar alguma fala caso ultrapasse um pouco o tempo estimado, mas de tornar a reunião mais eficaz, sem cair em discussões que não levarão a lugar nenhum. 7. Anexe informações importantes para os participantes Em alguns casos, para que um assunto seja discutido por toda uma equipe, é preciso oferecer um material de apoio para que todos saibam de todos os pontos. Isso é comum em equipes multidisciplinares, em que cada um cuida de uma parte e somente o gestor tem uma visão completa do projeto. Insira os documentos necessários em anexo à sua pauta. Dessa maneira, todos os participantes terão acesso às mesmas informações. 8. Separe um momento para pensar nos próximos passos Depois das discussões principais que compõem a reunião, é importante que os participantes tenham um momento para discutir o que virá em seguida. Prazos podem ser estabelecidos ou uma nova reunião poder ser marcada, já com um objetivo. 9. Aponte a data, o horário e local onde a reunião será realizada Por mais que pareça óbvio, essa é uma informação que você não pode deixar de colocar na sua pauta de reunião. Não só para ter certeza de que ninguém irá se perder, mas também para identificar a pauta de cada reunião. É normal que em um escritório sejam realizadas reuniões constantes e, com isso, são elaboradas muitas pautas. Certifique-se de que ninguém confundirá as pautas identificando-as com as informações básicas de cada reunião. Modelo de pauta A Microsoft possui um modelo pronto de pauta que pode facilitar a escrita e deixar todo o processo mais intuitivo. O modelo é bastante simples, mas ao ser preenchido, cria um documento completo para ser apresentado à equipe que irá se reunir. Baixe o arquivo modelo aqui.