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Quando se ocupa uma posição de liderança, delegar tarefas é essencial. É através da delegação que se cumpre prazos apertados e grandes cargas de trabalho, aumentando a produtividade do negócio. No entanto, existem muitos líderes e gerentes que não sabem delegar tarefas com eficácia. Ou mesmo que não estão dispostos a delegar tarefas para sua equipe a não ser que seja extremamente necessário. Delegar tarefas consiste em atribuir à outra pessoa a responsabilidade por uma tarefa. É também entender o fato de que somente uma pessoa não consegue dar conta de tudo em um escritório. Ao mesmo tempo, significa confiar nos membros da sua equipe e que cada um deles pode contribuir para o bom desempenho da empresa. Assim, delegar tarefas é uma habilidade fundamental de um bom gerente. Mas ela não é uma habilidade natural para muitas pessoas. No entanto, isso não significa que não podem ser aprendidas e aprimoradas com o tempo. É por isso que reunimos neste artigo algumas dicas de como delegar tarefas com eficiência. Primeiramente, não tenha receio de delegar Para muitos gerentes, somente a ideia de delegar tarefas à sua equipe parece estranha. Esse comportamento se dá por motivos diferentes. Por um lado, mostra que desconfiam das habilidades dos profissionais da suas equipes e da capacidade deles de executar o trabalho com eficácia. Assim, eles preferem fazer todo o trabalho sozinhos do que confiar na capacidade das outras pessoas. Essa atitude pode ter duas explicações. Por um lado, de que esses gerentes sentem a necessidade de estar no controle de todas as operações do seu departamento. Por outro lado, de que esses gerentes estão acostumados a trabalhar sozinhos e têm dificuldades em trabalhar em equipe. Portanto, a primeira atitude a ser tomada por um gerente é uma autoanálise. Tente identificar o que está causando a não delegação. Será o medo de que o trabalho fique abaixo da média se feito por outra pessoa? De ela não cumprir os prazos? De que as coisas deem errado e você tenha que intervir e fazer tudo sozinho de qualquer maneira no último minuto? Depois de identificar o motivo do seu receio em delegar tarefas, você pode trabalhar para superá-lo. Mas como fazer isso? Estabeleça um sistema de prioridades! Se você está apreensivo sobre delegar tarefas aos seus funcionários, comece estabelecendo um sistema de prioridades para as tarefas do escritório. A ideia é criar ao menos quatro categorias de acordo com o grau de importância e de habilidade que a sua realização exige. O maior grau do seu sistema deve conter tarefas que somente você pode realizar. Enquanto o menor grau dos sistema contém tarefas que podem ser atribuídas a outras pessoas, pois exige menor qualificação. Assim, comece delegando tarefas pequenas e de baixo risco. Em seguida, as tarefas de médio grau. Eventualmente, a delegação se tornará mais rotineira e eficiente. Conheça os pontos fortes de cada funcionário Como líder, é importante que você conheça os pontos fortes e os pontos fracos de cada membro da equipe. Ou seja, quais são suas habilidades atuais, seus potenciais, suas dificuldades e afinidades. Muitos líderes com pouca experiência acabam delegando tarefas para quem tem mais disponibilidade no momento. Para delegar uma tarefa com eficiência, você precisa escolher a pessoa cujo conjunto de habilidades seja adequado para a tarefa e também que seja capaz de realizá-la sem ajuda. Por isso, é importante ser consistente. Delegar o mesmo tipo de tarefa para a mesma pessoa faz com que ela desenvolva uma aptidão e, no futuro, poderá passar o conhecimento para outros colegas. Sempre inclua instruções Mesmo que uma tarefa pareça simples e fácil (e até mesmo óbvio) para você, certifique-se de incluir instruções para cada tarefa delegada. Explique o que você deseja que a pessoa realize com essa tarefa. Além disso, se você tiver preferências e instruções específicas de como a tarefa deve ser realizada, inclua nessas instruções. Se você tem um prazo estipulado, seja claro sobre ele. Ao incluir instruções diretas você evita problemas de comunicação e faz com que as tarefas sejam executadas com mais eficácia. Evite o microgerenciamento O microgerenciamento é uma prática muito comum em gerentes que não estão acostumados a delegar tarefas. Por isso, é preciso ficar atento ao seu comportamento e confiar que o funcionário encarregado de uma tarefa irá executá-la da melhor forma. Depois de delegar uma tarefa, dê espaço para que a pessoa encarregada dela possa trabalhar. O microgerenciamento possui diversas consequências para uma equipe. Por exemplo, o aumento do estresse, a insegurança dos funcionários e a queda na qualidade do trabalho são facilmente identificáveis. Mas é importante pontuarmos que o microgerenciamento se torna também uma tarefa a mais para o gerente. O que diverge totalmente da noção da delegação de tarefas. Assim, é frustrante para você e para o funcionário e, na maioria das vezes, impede bons resultados no trabalho. Ao invés de microgerenciar, escolha fazer monitoramentos pontuais de progresso e mostre-se aberto para que os funcionários tirem dúvidas sempre que precisarem. Aposte em feedbacks construtivos O feedback é uma parte importante do processo de delegação e das tarefas de um gerente de forma geral. Ao final de uma tarefa realizada, converse com a pessoa que ficou encarregada dela. Pergunte se houve alguma dúvida ou dificuldade durante a sua execução. Além disso, se ela possui alguma ideia do que poderia melhorar. Ao mesmo tempo, não tenha medo de dar as suas considerações e sugestões de melhorias para o futuro. Um feedback construtivo (dos dois lados) é uma forma de melhorar a comunicação entre o gerente e sua equipe e, consequentemente, a confiança entre os dois.

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