Com uma rotina de trabalho cada vez mais corrida, é comum passarmos por aqueles dias que simplesmente passaram voando pelos nossos olhos, sem que terminássemos as tarefas mais básicas. Mas se o tempo parece estar escorregando pelos seus dedos, isso é um sinal de que você está com dificuldades de gerenciar o seu tempo com o seu trabalho.
Para melhorar a sua produtividade no trabalho e ao mesmo tempo melhorar a sua qualidade de vida, alguns ajustes serão necessários na sua rotina de trabalho. Para te ajudar, selecionamos 8 truques para melhorar o seu cotidiano no trabalho. Confira:
1. Organize o seu espaço de trabalho
Não importa se você trabalha em casa ou no escritório, um espaço de trabalho desorganizado é o lugar perfeito para distrações e dores de cabeça. Uma mesa de trabalho organizada e limpa influencia diretamente o bem-estar, a sensação de conforto e a produtividade de um profissional.
Separe um momento para pensar na melhor forma de organizar a sua mesa de trabalho e estratégias para mantê-la livre de bagunças. Caixas organizadoras, gavetas podem te ajudar nesta tarefa. Etiquetas e outros tipos de sinalização também te ajudam na hora de pegar aquele documento ou item específico. Mas lembre-se de sempre que inserir um item novo ou mudar de lugar, é necessário atualizar as sinalizações.
2. Defina níveis de prioridade para as suas tarefas
Embora toda tarefa a ser realizada no trabalho seja importante, é preciso colocar algumas coisas em perspectiva. Algumas tarefas precisam ser feitas de imediato enquanto outras podem esperar. Definir níveis de prioridades para as suas tarefas te ajuda a planejar melhor os seus dias.
Uma sugestão é definir os níveis como: Urgente (o que precisa ser realizado e entregue imediatamente), Importante (a ser realizado assim que possível); e Circunstancial (o que pode ser realizado aos poucos, com prazo extenso de entrega).
3. Centralize sua organização em uma ferramenta
É impossível lembrar de todas as tarefas e compromisso que temos, mesmo que a nossa memória seja ótima. Por isso, precisamos recorrer à registros, que nos ajudam a organizar a planejar os nossos dias e tarefas.
As ferramentas digitais e online têm se aprimorado a cada dia para suprir as necessidades dos mais diversos perfis de profissionais. Com elas, é possível criar e personalizar eventos através do celular, qualquer outro dispositivo móvel ou computador. A facilidade de uso e a adaptabilidade a diversas telas é notável e faz toda a diferença na vida corrida de um trabalhador.
4. Organize e-mails e documentos em categorias
O e-mail é um meio de comunicação profissional importantíssimo. É através dele que documentos importantes, negociações e conversas oficiais de trabalho chegam. Por isso, manter um e-mail organizado pode facilitar muito a sua rotina de trabalho e te fazer economizar tempo quando precisa rever uma mensagem.
Crie novas pastas ou categorias onde você pode separar os seus e-mails e lidar melhor com eles. Assim, à medida em que chegam novos, a sua caixa de entrada não se torna um caos e você consegue navegar de uma forma mais fluida por tudo o que chega até você.
5. Dê alguns respiros entre tarefas
Em meio à um dia de trabalho, todo mundo precisa fazer algumas pausas. É aquele momento para dar uma alongada, pegar um café e ir ao banheiro ou simplesmente desligar-se do trabalho por alguns minutinhos – mas que fazem toda a diferença no final do dia. Eles são importantes também para a concentração, pois deixa o cérebro descansar depois de um tempo focado em um assunto.
6. Defina horários para começar e terminar o expediente
Esta dica pode até não parecer útil para quem tem um trabalho com expediente bem definido. No entanto, com a correria do dia-a-dia, é fácil se perder nas tarefas e nem ver o tempo passar.
Já para os trabalhos que operam em regime de home office, que tem horários flexíveis ou totalmente a disposição dos trabalhadores pedem uma organização a mais. É importante criar uma rotina organizada e com um horário de expediente minimamente definido. Definindo o horário de trabalho, define-se também os horários dedicados à vida pessoa. A liberdade de poder fazer os próprios horários pode resultar em uma rotina caótica e em menos tempo dedicado aos seus outros interesses.
7. Reserve uns minutinhos para para planejar o próximo dia
Separe uns minutos do final do seu dia de trabalho para rever tudo o que você fez durante o seu expediente. Pense nas coisas que já foram feitas e no que ficou por fazer. Seja uma ligação, responder um e-mail ou dar continuidade à escrita de um projeto ou relatório. Faça uma anotação para o próximo dia. Aproveite e veja o que já está planejado Esta é uma forma de não esquecer informações importantes e, ao mesmo tempo, ter uma perspectiva de como será o próximo dia.
8. Conte com alguns imprevistos
Num mundo ideal, tudo sairia exatamente como planejamos. Mas infelizmente, durante nossos dias de trabalho estamos sujeitos a ter uma série de imprevistos. Seja por conta de uma tarefa que demorou mais tempo do que você imaginava ou que precisa ser refeita. Por atraso em outro processo que não está ao seu alcance. Seja porque você ficou preso no trânsito e chegou atrasado, por que aquela reunião se estendeu por mais tempo que você pensava ou outros de assuntos pessoais que surgem.
Assim, manter um planejamento super detalhado e com compromissos engatilhados nem sempre é uma boa ideia. Outra demandas podem surgir ao longo do seu dia que vão precisar da sua atenção. Por isso, o ideal de planejamento é manter uma mente (e agenda) aberta para outras tarefas que podem surgir pelo caminho.