Reuniões são uma realidade para qualquer empresário e seus trabalhadores. Milhões de trabalhadores, pesquisadores, professores e vários profissionais atendem reuniões pelo menos uma vez por semana, seja para checar como está o desempenho da equipe, seja para criar ideias para um projeto, ou para finalizar alguma outra atividade.
As reuniões são indispensáveis para um bom local de trabalho, porém, muitas vezes elas não saem como estávamos planejando. As pessoas ficam distraídas, não há participação do time, conversas paralelas começam a aparecer e, no final, a reunião acaba se tornando mais como um fardo do que algo benéfico para todos.
Dessa forma, precisamos pensar em ideias para melhorar e otimizar nosso tempo de reunião, para que todos envolvidos possam sair dela com uma nova energia, prontos para darem o seu máximo para resolver os problemas e finalizar suas tarefas. Confira 6 dicas sobre como fazer uma reunião mais produtiva:
1. Determine quem irá guiar a reunião
Um dos primeiros pontos que devemos pensar sobre é que uma reunião não vai para frente sem a presença clara de um líder, alguém que conduza a reunião passo a passo. Alguém que seja organizado, admirado pelos colegas e que consiga passar confiança e presença de equipe para todos ali presentes.
O líder precisa ter seus objetivos claros e expostos de forma com que todos possam estar cientes do que será tratado naquela reunião. O líder é o facilitador daquele momento, precisa estar pronto para responder perguntas e desenvolver os assuntos com o grupo.
2. Prefira reuniões menores com equipes pequenas
Outro ponto importante para ser discutido é a quantidade de pessoas em sua reunião. Usualmente, devemos trabalhar com reuniões com pequenos grupos, de forma com que todos sejam parte importante da situação e consigam expressar suas ideias e indagações.
Um grupo com menos pessoas será um grupo mais focado e motivado do que um grupo grande. Em um grupo com muitas pessoas, a incidência de conversas paralelas é muito mais alta, o que faz com que o grupo perca o foco e o propósito daquela reunião. Separe apenas o time que está trabalhando com aquele projeto, e ninguém mais. Dessa forma, todos estarão presentes, atentos e farão um trabalho de melhor qualidade.
3. Monte uma pauta para a sua apresentação
Porém, para isso funcionar, os participantes precisam estar cientes e preparados para todos os temas que serão apresentados. Sua equipe precisa entender exatamente o que está acontecendo, sem qualquer dúvida. Faça um roteiro explicando cada passo que será dado durante a reunião, marque os momentos onde eles vão precisar apresentar seus resultados ou ideias, e, dessa forma, sua reunião será focada e participativa, sem muito esforço extra.
É importante frisar a importância da simplicidade durante as apresentações de uma reunião. Se apoiar em apresentações elaboradas de Power Point, vídeos, músicas e efeitos especiais para apresentar suas ideias não vai levar ninguém a prestar atenção no que você está falando. O essencial para uma boa apresentação são dois pontos simples:
- Falar claramente para que todos possam te entender
- Saber do que você está falando.
Steve Jobs, o fundador da Apple, uma das maiores empresas de tecnologia da atualidade, era completamente contra a presença de slides em suas reuniões. Segundo o CEO, as pessoas geralmente usam apresentações de Power Point para não pensarem.
Quando você usa uma apresentação como o apoio de todo seu argumento e reunião, você está fadado a passar por dificuldades técnicas, tédio de sua equipe e falta de atenção, o que leva sua reunião a ser um desastre, e não precisamos disso, não é mesmo? Como já explicamos acima, tudo o que você mais quer em uma reunião é o engajamento da equipe, para explicar resultados, desenvolver ideias e criar novos projetos. E, como Steve Jobs gostava de dizer: “Pessoas que sabem do que estão falando não precisam de Power Point”.
4. Entenda o papel de cada um na equipe
Outra dica para uma reunião eficaz é sempre saber quem é responsável por cada projeto ou tarefa. Como já afirmamos em outros momentos, organização é indispensável para um bom relacionamento profissional em qualquer momento, mas especialmente durante as reuniões. Tenha uma equipe organizada e saiba quem é responsável por qual parte do projeto. Dessa forma, se uma parte da máquina estiver dando problema, você sabe para quem você irá perguntar o que é possível ser feito para consertá-la. É uma forma de garantir o melhor funcionamento da reunião, todos com seus planejamentos corretamente endereçados.
5. Saiba quando fazer uma reunião é realmente necessário
Algo que é muito importante de lembrar é que nem tudo precisa ser levado para uma reunião. Alguns assuntos são pequenos demais e com soluções simples e diretas, e não precisam ser expostas para toda equipe. No momento da reunião, priorize os assuntos de sumária importância, que precisam de um esforço coletivo, e deixa as banalidades para lidar durante o dia a dia.
Lembre-se também de sempre deixar uma nova reunião marcada, para um momento futuro. Elabore seus planos em cima de seu planejamento, e deixe claro que você espera respostas em um determinado período de tempo, para que todos entendam suas prioridades dentro do seu trabalho durante aquela semana, ou pelo período de tempo determinado.
6. Delimite o seu tempo
E, por último, mas não menos importante, nunca faça reuniões intermináveis. Ninguém é de ferro, e ficar sentada por 5 horas ouvindo a mesma coisa de novo e de novo não fará bem para ninguém, e acaba desgastando o relacionamento entre os colegas. Se a reunião for longa, planeje algumas pausas para descanso, assim todos ficam mais felizes e produtivos.
E agora é sua vez! Utilize essas dicas, organize sua equipe e mãos na massa. Boa reunião!