Encerrar uma reunião pode parecer fácil para aqueles que nunca conduziram uma, mas essa é uma tarefa que exige preparo e organização.
O encerramento de uma reunião é justamente o link entre as decisões tomadas e a ação. Esse é o momento de esclarecer dúvidas e mal-entendidos, reforçar compromissos e metas, garantir que todos saiam da reunião motivados e com certeza absoluta do que precisam fazer.
Afinal, não é possível começar a produzir ou alcançar metas enquanto a reunião está em andamento. Portanto, precisamos nos certificar que todas as conversas e diretrizes discutidas em reunião se materializem em ações. O encerramento é um momento muito importante para que isso aconteça, pois ele antecede a ação e pode servir para encorajar o trabalho futuro.
Neste artigo, falamos sobre a importância do planejamento não só do encerramento, mas da reunião como um todo. Além disso, separamos 7 dicas para encerrar suas reuniões e garantir que elas sejam úteis para todos.
Confira!
A importância do encerramento a reunião
Antes do encerramento é importante conduzir a reunião de forma que ela contribua para a boa execução das tarefas do trabalho. Garantir que não haja conversas paralelas, por exemplo, ou que comentários fujam do objetivo. E também que todos estejam com sua atenção voltada para a reunião são pontos básicos para que alcançar seu propósito com aquele encontro.
Pois se o time não estiver prestando atenção ou ficar o tempo todo conversando sobre assuntos alheios ao tema da reunião, sua reunião não vai atender suas expectativas.
Seja em reuniões presenciais ou online, a ideia é sempre atender as demandas e os encaminhamentos. Nesse sentido, reuniões que duram horas e se limitam a ter ideias sem transformá-las em resoluções desperdiça o tempo de todos. Com isso, a sensação que fica é de que “essa reunião poderia ser um e-mail”.
Por outro lado, uma reunião bem-sucedida traz justamente o contrário dessa sensação. Ela pode ser um momento de passar diretrizes, discutir soluções para problemas, criar conjuntamente ideias para projetos, e qualquer tipo de demanda que aquela equipe ou empresa tiver.
Outro problema comum em reuniões é a sensação de que todas as reuniões são iguais, discute-se os mesmos problemas e não há resultados diferentes. Uma reunião assim pode até mesmo terminar em discussão ou com a equipe inteira com os ânimos exaltados.
Retomar pontos de atenção como estes no encerramento fará com que a sua reunião tenha o efeito desejado: seja de motivação, de delegar tarefas, ou mesmo de oferecer e receber feedback do time, de forma que o dia a dia no trabalho seja eficiente e agradável. Um bom encerramento é fundamental para garantir que o que acontece depois da reunião seja realizado de forma eficaz e objetiva, isso evita frustrações e retrabalho.
7 dicas de como encerrar uma reunião
1. Escutar é importante
Você pode se programar para acabar a reunião alguns minutos antes do horário e incentivar um feedback dos colaboradores. Por isso, disponibilizar o tempo restante para perguntas e considerações pode influenciar positivamente na forma como as demandas serão executadas.
2. Não deixar a reunião se arrastar
É possível que em algumas reuniões você perceba logo no começo que o tema dela pode ser resolvido de forma rápida e ou que não há muito a se discutir sobre. Em momentos como esse você pode otimizar o tempo de todos e partir para novos assuntos que também são importantes para a equipe.
Em outras palavras, atenção para não desperdiçar o tempo de ninguém! Se perceber que não há nada mais a ser tratado naquele momento, é melhor encerrar.
3. Neutralizar o tom de uma reunião complicada
Um feedback negativo ou uma notícia ruim sobre um projeto podem deixar todos os membros do time para baixo. Certifique-se de melhorar o clima antes do fim da reunião e destacar as contribuições que cada um já fez para o projeto. Assim, todos sairão da reunião confiantes de sua contribuição para a equipe e para a empresa. Trabalhe a motivação da equipe.
4. Termine em um tom harmonioso
Sair de uma reunião com um clima tenso pode até atrapalhar o ânimo dos participantes. Por mais que não pareça uma prioridade, diminuir as tensões e discordâncias gera um senso de participação e manda embora a percepção de que a reunião foi apenas uma perda de tempo.
5. Chamada para a ação
Retome os pontos principais, atribua funções, confirme os próximos passos, e organize essas informações por e-mail ou sistemas de gerenciamento de projetos como Monday.com, Trello, Pipefy, ou Slack por exemplo. Assim ninguém perde quais são suas tarefas e seus prazos.
6. Não pule de um assunto para outro
Quando tiver encerrado um assunto da reunião certifique-se que todos entenderam os principais pontos e quais as responsabilidades de cada um para que a etapa seja concluída com sucesso. Para isso você pode perguntar se alguém tem algo a dizer a respeito do assunto, se todos concordam com a proposta definida, entre outros. Concluir um assunto por vez ajuda a evitar confusões e erros na execução do projeto.
7. Reconheça boas contribuições
Ao mesmo tempo que os elogios não devem ser feitos de forma vazia, pois perdem seu valor, boas perguntas e comentários que levam a reunião a um outro nível devem ser reconhecidos. O reconhecimento é benéfico tanto para o colaborador que fez o comentário quanto para a dinâmica da equipe.
Depois de aplicar essas dicas você estará pronto para ter reuniões muito mais produtivas e ninguém mais vai poder dizer que são sem propósito. Você pode se inspirar nas dicas e até mesmo misturá-las caso necessário. Um exemplo de mistura de técnicas: você pode ter um tema específico, apresentar dados, discutir, ouvir feedback dos colaboradores e mesmo assim terminar muito antes do tempo, isso é normal e você deve reconhecer a hora de parar.
Bônus: 4 dicas para a condução de reuniões
Antes de encerrar a reunião é preciso conduzi-la de forma objetiva. Algumas dicas podem ser úteis para tornar suas reuniões mais produtivas para todos os envolvidos.
1. É realmente necessário fazer uma reunião?
Às vezes um e-mail realmente seria o suficiente para encerrar o assunto ao invés de uma reunião. Se for o caso, pense duas vezes antes de convocar a equipe. Existem outras formas de se comunicar com o time de forma eficiente.
2. Defina uma pauta específica e indique as prioridades
Quanto mais assuntos a serem definidos menor a chance de resolução durante a reunião. Seja específico e breve, assim você conseguirá ter a atenção de todos e realmente tomar decisões.
3. Se a reunião não estiver indo a lugar nenhum, encerre por aí
Não é só porque a reunião está marcada ou em andamento que ela deve durar 1h. O tempo médio que uma pessoa consegue prestar atenção em um assunto é 18 minutos, em média. Priorize reuniões mais curtas para garantir mais eficiência.
4. Lembre-se de sempre encerrar a reunião em um tom agradável
Por fim, lembre-se que não são apenas os resultados que importam. O entusiasmo e motivação do time também são responsáveis pela realização e qualidade do trabalho, portanto trate de mantê-los com sentimentos positivos.
E aí, gostou das dicas? Agora que você compreendeu melhor os processos de uma reunião de sucesso, aplique essas dicas e veja a produtividade das suas reuniões dar um salto. E não deixe de continuar acompanhando nosso site para mais conteúdos sobre produtividade, motivação de equipe e mercado de trabalho.