O faturamento é, com certeza, um dos setores mais importantes de uma empresa. Afinal, é lá que se gerencia o estoque de produção da empresa, o cadastro dos clientes e, principalmente, se realiza operações financeiras.
Como um setor que reúne informações e processos tão sensíveis à uma empresa, seus funcionários precisam ser bem organizados e metódicos.
Se você tem interesse em trabalhar no faturamento de uma empresa, é importante saber qual a sua função, suas atividades do dia a dia. Assim como o que é necessário para se tornar um assistente de faturamento e como crescer profissionalmente a partir dela.
Neste, artigo, te contamos o que faz um assistente de faturamento e tudo o que você precisa saber sobre o cargo.
Confira!
O que faz um assistente de faturamento?
Em suma, o assistente de faturamento, auxiliar de faturamento ou simplesmente faturista é um profissional que auxilia no controle das operações financeiras da empresa. Isto é: no seu dia a dia, o assistente de faturamento emite, confere e classifica notas fiscais, bem como dá suporte no gerenciamento de contas à pagar.
Além disso, ele elabora relatórios financeiros e auxilia o restante da equipe financeira (ou administrativa) na prestação de contas e na apuração financeira da empresa.
O assistente de faturamento também é o responsável pelas compras de matérias primas e de instrumentos usados na linha de produção da empresa (se houver) e também na execução das tarefas dos funcionários. Portanto, é o assistente de faturamento quem realiza as operações de compra dos insumos usados na empresa.
Trata-se, portanto, de um profissional multitarefas e que precisa estar atento a todos os detalhes que envolvem a gestão financeira de uma empresa.
Ah, mas vale lembrar que o assistente de faturamento não faz nada sozinho! Como um assistente, ele não pode assumir a responsabilidade por todos os detalhes do faturamento da empresa. Ele não possui nem formação nem experiência para isso. Os responsáveis por isso são o analista de faturamento e/ou o coordenador de faturamento, que integram a equipe.
Quer mais detalhes sobre as atribuições de um assistente de faturamento? Confira abaixo:
- Receber pagamentos por produtos ou serviços através de diferentes meios;
- Emissão de notas fiscais e boletos de transações comerciais (nacionais e/ou internacionais) de produtos ou serviços prestados pela empresa;
- Auxiliar na apuração dos impostos;
- Organizam documentos e efetuam sua classificação contábil;
- Quando necessário, cadastrar notas em portais dos clientes;
- Realizar atendimento ao clientes e fornecedores via e-mail e chamadas telefônicas;
- Manter o controle sobre o calendário de recebimento de faturas, entrando em contato com clientes na eventualidade do não-pagamento, agendando novas datas e notificando superiores;
- Manter o controle das ordens de produção e de estoques de matérias-primas e/ou produtos acabados para reposição de itens;
- Realizar aquisição ou reposição de materiais a partir da solicitação das áreas competentes;
- Auxilia no fechamento mensal do faturamento, apuração de impostos e separação de documentos (físicos e digitais) para envio à gerência;
- Contribuir na elaboração relatório periódico sobre o faturamento;
- Dar suporte administrativo às atividades da área, como: emissão de planilhas e quadros demonstrativos diversos, reprodução de cópias, etc.)
Onde o assistente de faturamento atua?
Geralmente, o assistente de faturamento atua no almoxarifado, o setor onde ocorre o controle e movimentação de produtos de uso interno da empresa. Mas algumas empresas, especialmente aquelas de grande porte, possuem um setor de faturamento (ou financeiro) separado dos demais.
Como esse profissional controla as operações financeiras da empresa, sua atuação é bastante ampla, não se limitando a uma área específica do mercado. Dessa forma, um assistente de faturamento pode encontrar oportunidade de trabalho em todas as empresas que atuam na venda de produtos e prestação de serviços, seja para outras empresas ou para o consumidor final.
Como se tornar um assistente de faturamento?
O cargo de assistente de faturamento não possui regularização na legislação brasileira, por isso, não há pré-requisitos legais para a atuação profissional. Mas como se trata de uma profissão de nível de assistente, ter completado o ensino médio costuma ser a exigência mínima dos empregadores.
Por isso, tudo vai depender do tipo de empresa contratante. Em geral, aquelas de grande porte tendem a buscar contratar profissionais com maior qualificação.
Assim, existem muitas empresas que dão preferência para a contratação de estudantes de bacharelado em Administração e Ciências Contábeis ou de tecnologia na área de gestão. Mas existem também empresas que buscam profissionais que já concluíram seus cursos.
Para além da formação, a experiência profissional na área é outro ponto importante na contratação. Em muitos casos, a experiência prévia na função de assistente de faturamento ou relacionadas por pelo menos 1 ano é fundamental para participar do processo seletivo para a função de assistente de faturamento. Neste caso, a ideia é justamente dar preferência para aqueles candidatos que já conhecem os processos e as atividades realizadas no dia a dia de trabalho. E também sabem lidar com as ferramentas típicas da profissão (como o Microsoft Excel, sistema protheus, etc.).
Qual o perfil ideal de um assistente de faturamento?
Mas para além dos conhecimentos em gestão financeira e legislação fiscal, existem outras habilidades necessárias para o bom desempenho de um assistente de faturamento. São as chamadas habilidades comportamentais, que complementam as habilidades técnicas e têm impacto direto sobre o desempenho profissional. Saiba quais são:
- Facilidade em lidar com números;
- Agilidade de raciocínio;
- Relacionamento interpessoal;
- Atendimento ao cliente;
- Trabalho em equipe;
- Responsabilidade;
- Organização;
- Gerenciamento de tempo;
- Multitarefa (multitasking);
- Agilidade;
- Atenção aos detalhes;
- Iniciativa.
Como está o mercado de trabalho?
Como um cargo que possui uma área de atuação tão ampla, é difícil fazer um diagnóstico geral sobre o cargo.
No entanto, dois dados são importantes. Primeiro, há um grande volume de vagas de assistente de faturamento. Em segundo, os profissionais tanto da área da administração quanto da contabilidade possuem altas taxas de empregabilidade, ambas passando dos 90%.
Como crescer na área de faturamento de uma empresa?
O cargo de assistente de faturamento está entre os primeiros que um profissional ocupa na sua carreira administrativa ou contábil. A experiência no cargo é importante para quem quer crescer na carreira e assumir o papel de analista, supervisor e coordenador de faturamento. No entanto, sozinha ela não é o bastante.
De modo geral, a formação superior num curso da área é imprescindível para crescer profissionalmente.
Tanto o curso de Administração como o de Ciências Contábeis são os mais indicados. Embora possuam focos diferentes, ambos preparam seus alunos para atuar no planejamento, coordenação e controle de compras e vendas de uma empresa.
Além disso, existem cursos de pós-graduação lato sensu que possuem foco em áreas específicas do mercado (como faturamento hospitalar, por exemplo).
Mas, como já mencionamos anteriormente, não são só os conhecimentos e habilidades técnicas que são necessários para se destacar na carreira. À medida em que é promovido, as responsabilidades aumentam.
No cargo de analista de faturamento, por exemplo, o profissional é responsável por controlar pedidos, elaborar espelhos de faturamento e reportes diretos aos diretores. Por outro lado, o coordenador de faturamento é aquele que organiza e supervisiona as atividades da equipe de faturamento, planejando e ajustando processos de trabalho. Para esse cargo, habilidades de liderança, capacidade analítica, orientação estratégica, desenvolvimento de equipes e interlocução com outros setores da empresa são essenciais.