Ciclo PDCA: uma ferramenta para alcançar resultados satisfatórios em solucionar problemas

O ciclo PDCA é uma ferramenta completa e eficiente, que é utilizada pelo setor de qualidade para a realização do controle de processos, bem como para ajudar na execução do planejamento estratégico, de forma eficiente, nas empresas. Se você ficou interessado em conhecer um pouco mais desse programa, acompanhe este conteúdo e confira todas as facilidades que o ciclo PDCA pode trazer para o seu negócio.

O significa a sigla PDCA?

Como vimos, o ciclo PDCA é um dos métodos mais conhecidos para auxiliar na execução das estratégias desenvolvidas com o fito de implementar melhorias e/ou minimizar erros. Em resumo, tem como foco a solução definitiva de problemas. O termo PDCA é uma sigla que tem origem em inglês, cujos significados são os seguintes:

P (plan: planejar) – Planejamento

O planejamento consiste na avaliação de um processo, procedimento, atividade ou máquina, para que seja verificada a necessidade de melhoria. Com isso, após a identificação das falhas, este movimento consiste na elaboração de medidas claras e executáveis para o desenvolvimento de tais alterações. Ainda nesta etapa, a equipe responsável pelo planejamento deverá determinar qual será a metodologia de trabalho utilizada.

Existem inúmeras formas de metodologias, como por exemplo análise de documentos, conferência de dados, acompanhamento de estatísticas, dentre outros. É também nessa etapa em que ocorre o desenvolvimento do plano de ação, ou seja, o passo a passo de todas as ações necessárias para que o cumprimento do objeto.

D (do: fazer) – Execução

Nesta etapa, está a execução. Ou seja, é quando ocorre a implementação factual do plano elaborado, sempre com o objetivo de alcançar ou superar os resultados almejados, na exata forma como fora planejado. No entanto, antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo.

Somente assim será possível garantir o envolvimento e o comprometimento de toda a equipe para que tudo saia conforme o planejamento realizado na fase anterior. Por isso, você precisará contar com um time capacitada e empenhado para atuar de maneira alinhada e focada nos objetivos corretos.

C (check: verificar) – Checagem

A verificação consiste na análise dos resultados obtidos com a execução do plano. Nesta etapa, será identificada eventuais diferenças entre o planejado e o realizado do com as ações que foram tomadas. Para esta fase, é muito importante que a equipe responsável por chegar os resultados utilize uma metodologia estatística.

Isso porque, é somente dessa forma que será possível mensurar a realidade dos resultados obtidos, evitando erros de leitura e poupando tempo e recursos. É a partir da análise realizada na fase “checar” que será possível visualizar se os resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o caminho.

A (act: agir) – Ação

Ao finalizar o plano, checar e constatar que o sucesso fora alcançado, todas as medidas são documentadas e se transforma em um novo padrão PDCA.  Além disso, essa etapa permite e proporciona uma reflexão sobre o caminho a ser tomado ao término do ciclo, sobre a divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido.

Afinal, o que significa na prática o ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é muito utilizado na solução de problemas das empresas, principalmente quando estes não são facilmente visualizados. Por isso, exigem bastante planejamento. O principal objetivo é promover o aperfeiçoamento as atividades cotidianas de uma empresa, por meio da identificação dos problemas e suas causas e, principalmente, a partir das soluções efetivas que foram criadas e verificadas na prática.

A metodologia aplicada a partir do ciclo PDCA favorece e possibilita a identificação de falhas, através da execução do mesmo processo repetidas vezes, o que torna mais simples a identificação e de reparação das mesmas.

O ciclo é acionado sempre que um problema é identificado. Ele só encerra com a solução efetiva da ineficiência apontada. Dessa forma, tem-se um sistema produtivo, que eleva os patamares de qualidade a um nível superior. Isso porque os problemas são encarados como oportunidades de crescimento e melhoria.

Neste caso, a primeira etapa (conforme vimos acima nos significados das siglas) consiste em planejar a meta e o plano de ação para alcança-la. Em seguida, inicia-se as ações por meio de alterações sistêmicas, novos treinamentos ou mesmo com a introdução de novas tecnologias. Ao final do período preestabelecido, caso as metas tenham sido alcançadas, a nova sistemática de ação é padronizada.

No entanto, o ciclo PDCA prevê chances de insucesso. Nestes casos, quando a meta não é atendida, é permitido voltar a etapa inicial e elaborar um novo plano, agora com mais dados para que seja planejado um novo plano de ação com novas estratégias, para ser posteriormente executado. 

Porque devo utilizar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é mundialmente conhecido. Além disso, é também uma das ferramentas mais reconhecidas e valorizadas por empresas e empresários alocados em todas as partes do mundo, quando se trata de resolução de problemas. O sistema de aplicação do PDCA é tão amplo e completo que até a norma certificadora de qualidade ISO 9001:2015 indica e recomenda a utilização desta metodologia.

Aliás, de acordo com a referida norma certificadora, as não conformidades apontadas por ela são facilmente resolvidas através da aplicação do ciclo PDCA em qualquer processo de Gestão Qualidade.

Conforme vimos acima, um dos maiores benefícios em utilizar essa ferramenta de gestão decorre da busca de falhas. Somente após a localização, será possível iniciar o trabalho de identificação, análise e, finalmente, proceder com a reparação das mesmas.

Um outro fator importante é que o Ciclo PDCA trabalha com métricas precisas de medição. Sem dúvidas, um dos fatores mais importante na gestão (e ainda pouco valorizados) é o ato de mensurar todas os dados, números e informações relevantes de seu negócio.

Isso porque medir e acompanhar os resultados da organização, torna todo o estudo elaborado mais direcionado, com dados concretos que possibilitam o gerenciamento das falhas ou inconsistências ou repetem e ampliam os melhores processos em andamento.

Assim, o ciclo PDCA contribuí ativamente para a eficiência de qualquer tipo de negócio, independentemente do ramo ou área de atuação, da quantidade de funcionários ou da capacidade financeira da empresa. Sua utilização no ambiente é democrática, servindo para todas as organizações que querem trilhar um caminho para melhorar o desempenho de suas atividades, seus resultados e, consequentemente, alavancar o desempenho e produtividade.

Agora que você já está por dentro dessa incrível ferramenta, já pode começar a utilizá-la

Após a leitura deste conteúdo, você já entendeu um pouco mais sobre esta ferramenta da qualidade PDCA. No entanto, você deve saber também que essa estrutura é considerada umas das mais simples e eficazes metodologias dentre as ferramentas de gerenciamento de qualidade, mesmo tendo sido criada há mais de meio século. Ademais, o que muita gente não sabe ainda é que, o ciclo PDCA pode ser aplicado inclusive na sua vida pessoal.

Veja: identificar o problema, planejar a resolução; executar, acompanhar e registrar o que deu certo. São ações muito inteligentes para você aplicar em todas as áreas da sua vida, certo? Provavelmente você já tenha executado pelo menos algumas dessas fases de maneira intuitiva. Porém, com um conhecimento teórico e mais aprofundado dessa metodologia, irá possibilitar que você e toda a sua equipe aproveitem ao máximo dos benefícios.

Por isso, comece agora mesmo a aplicar este método de forma preventiva e contínua na sua atividade econômica, ou mesmo em sua vida pessoal. Se você ainda não teve a oportunidade de colocar esse conhecimento em prática, sugerimos que faça agora mesmo e depois venha nos contar os resultados. Gostou de conhecer um pouco mais sobre o Ciclo PDCA? Então compartilhe suas dúvidas ou considerações conosco no campo logo abaixo.

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