Montar um escritório do zero requer muita paciência e dedicação. Para além da estrutura física da(s) sala(s), é preciso comprar mobiliários, além de materiais para que os funcionários realizem suas tarefas com eficiência e segurança.
Mas, para não se esquecer de nenhum item e ter dor de cabeça, nada melhor do que elaborar uma lista completa antes de ir às compras. E para deixar essa tarefa um pouco mais tranquila para você, organizamos uma lista de material de escritório com tudo aquilo que não pode faltar, independente da área de atuação do seu escritório.
Confira!
1. Agendas
Não poderíamos começar esta lista sem falar das agendas. Item fundamental para a organização e o planejamento coletivo e individual dos funcionários de um escritório.
É verdade que atualmente muitas pessoas preferem usar agendas digitais por conta da facilidade de acesso (no celular e no computador). No entanto, outras não abrem mão de usar a agenda física, ainda que também usem a digital. Tanto pela preferência por marca à mão seus compromissos e tarefas como por acharem que é mais cômodo visualizar seu planejamento no layout em papel.
2. Bloco de anotações (com e sem pauta)
Anotar ideias, recados, fazer anotações sobre reuniões, lista de tarefas… o bloco de anotações é um item que, à primeira vista, pode até parecer dispensável num escritório hoje em dia. Afinal, o digital está cada vez mais presente em nossas vidas, não é?
Mas na verdade o bloco de anotações é um item versátil e, assim como a agenda, ainda é indispensável para o dia a dia de trabalho no escritório.
3.Papel sulfite A4
Como você já pode notar, as folhas de papel não perderam seu protagonismo no funcionamento de um escritório; ainda que muitas operações sejam realizadas no digital!
O papel sulfite A4 é o padrão para quase todas as impressões realizadas em um escritório, com raras exceções. Por isso, é importante ter pacotes à disposição para as impressões realizadas durante o mês ou trimestre antes da próxima compra.
4. Pranchetas
As pranchetas são objetos que, além de segurar duas ou mais folhas juntas, ainda servem como apoio para a escrita quando não há uma superfície disponível. Ou seja, são itens que não podem faltar em nenhum escritório. Ainda mais se nele há atendimento ao público que necessita de preenchimento de formulários e afins, como é o caso de consultórios, por exemplo.
5. Calendário de mesa
Esse é outro item que pode parecer dispensável no escritório. Afinal, é possível acessar o calendário do computador, do celular ou da agenda com facilidade quando precisar sem problemas, não é mesmo? É verdade, mas o calendário de mesa traz uma facilidade a mais, já que ele fica sempre disponível na mesa, sem a necessidade de abrir algo para consultá-lo. E isso faz uma grande diferença no dia a dia quando você precisa verificar uma data no meio da escrita de um relatório, por exemplo, ou quando estiver no meio de uma ligação importante.
6. Lápis e caneta e outros itens de escrita
A escrita faz parte da rotina de qualquer escritório. Assim, você precisa não só de papéis para fazer anotações, mas também de lápis, canetas esferográficas e lapiseiras, bem como apontadores, grafites, marca textos, borrachas e corretivos sempre disponíveis.
Ah, e você pode personalizar suas canetas e lápis imprimindo o logo da sua empresa na superfície delas. Uma ótima ideia para distribuir não só entre seus funcionários, mas também entre os clientes.
7. Régua, tesoura, cola em bastão e fita adesiva
Mais presentes nas listas de material escolar, itens como régua, tesoura, cola bastão e fita adesiva também não podem faltar em escritórios. Embora nem todos tenham um papel fundamental na realização das tarefas do dia, eles trazem mais facilidade para situações pontuais. Como, por exemplo, na hora de fixar um aviso geral para os colegas ou colar um documento rasgado, bem como cortar uma folha, caixa ou adesivo.
8. Post-it
O cotidiano corrido é regra e não exceção nos escritórios. Nesse cenário, é comum que os funcionários precisem fazer uma anotação rápida e que chame a atenção, seja para si mesmo ou para entregar para um colega. Nessas situações, os post-its, os conhecidos bloquinhos de papel autocolantes e super coloridos, são a solução perfeita.
Práticos e num tamanho ideal, eles também são muito usados na hora de fazer brainstorms com equipes criativas.
9. Carimbo
Os carimbos fazem parte do dia a dia de diversos profissionais que precisam assinar uma série de documentos durante seu expediente. Com eles, não é preciso escrever as mesmas informações inúmeras vezes à mão, sejam elas curtas ou mais longas. Ou seja, é uma facilidade na identificação e na produção de documentos e, por isso, um material indispensável.
9. Grampeador (e grampos)
Com a quantidade de documentos impressos gerados no cotidiano de um escritório, manter a sua organização é importantíssimo. Afinal, nada mais chato do que ter que procurar a página seguinte de um relatório quando ele está perdido em meio a uma série de outros documentos em cima da mesa. Grampear as páginas de um mesmo documento juntas resolve o problema!
10. Clipes de papel
Os clipes de papel são outros aliados na organização de documentos, mas especificamente daqueles que em algum momento serão separados. Pois os clipes de papel, podem ser removidos com mais facilidade e sem deixar marcas permanentes nas folhas, ao contrário dos grampos que perfuram o papel.
11. Elásticos de borracha
Os elásticos também são especialistas em juntar outros itens e facilitar tanto a organização como o seu transporte. Além disso, funcionam muito bem como lacre para embalagens, como caixas e pacotes de plástico.
12. Envelopes
Os envelopes são grandes aliados na hora de guardar, organizar e também de enviar documentos impressos de uma empresa. Pois ele não só junta as folhas dos documentos mas também garante que elas não ficarão em contato com qualquer tipo de sujeira.
Assim como as canetas e lápis, esse é um item facilmente personalizável e que traz uma imagem mais profissional para o seu negócio.
13. Pastas arquivo
Existem diversos tipos de pastas disponíveis no mercado, mas destacamos aqui a importância das pastas arquivo na organização de documentos impressos em pequenos, médios e grandes escritórios.
Pois ela mantém os arquivos organizados e também protegidos da poeira, luz e umidade do ambiente, o que é importante para a preservação deles. Além disso, esse tipo de pasta é uma opção muito melhor quando você precisa transportar documentos com frequência do que caixas organizadoras. Afinal, a pasta arquivo é uma embalagem leve e mais prática de levar para reuniões dentro e fora do escritório.
14. Caixas organizadoras
Com um grande volume de documentos e outros itens práticos e decorativos, pode ser difícil manter tudo em ordem no escritório. Nesse cenário, é importante investir em materiais que te auxiliam a organizar o espaço e evitar o caos.
É aí que entram as caixas organizadoras. Feitas de papel, plástico ou borracha, estão disponíveis em diversos tamanhos e estilos, todas prontas para armazenar papéis e objetos diversos.
15. Etiquetas
Identificar o conteúdo de envelopes, pastas, caixas e gavetas é outro passo que não pode ser deixado de lado na organização do escritório. Afinal, ninguém tem tempo para abrir diversas pastas à procura de um documento específico quando mais precisa. Para evitar esse trabalho todo e a perda de tempo, não se esqueça de escrever tudo o que está dentro daquele espaço na etiqueta.
16.Porta lápis e escaninho
Na mesa de trabalho, os organizadores já são bem conhecidos e garantem que aquele espaço não irá virar uma bagunça completa. E com os modelos disponíveis no mercado atualmente, trazer muito estilo e personalidade para este espaço. Então não podem faltar na sua lista de material de escritório!
17. Calculadora
Calculadora é outro item que parece dispensável em um escritório, especialmente aqueles que não lidam diariamente com números. Mas ainda assim recomendamos fortemente que você tenha ao menos uma calculadora científica à disposição. Ela fará toda a diferença quando for preciso fazer uma conta complicada ou conferir resultados incertos.
18. Quadro branco ou bloco Flip Chart
Em uma reunião onde se discute ideias ou resultados, é importante que todos os funcionários possam visualizar as informações inseridas ao mesmo tempo. Tanto o quadro branco como o bloco de flip chart (encaixado no cavalete) garantem uma superfície grande o suficiente para isso. E sem a necessidade de investir tanto dinheiro!
19. Apoios ergonômicos
Toda empresa deve oferecer um ambiente de trabalho seguro e saudável para os seus funcionários. Nesse sentido, não dá para montar um escritório sem levar em consideração a ergonomia do espaço.
Para profissionais que passam a maior parte do seu tempo sentados na frente do computador, mesa e cadeiras confortáveis e adaptáveis são essenciais. Mas não só isso. Existem outros itens que têm grande impacto sobre a ergonomia do espaço de trabalho. Dentre eles: o apoio para os pés, para mouse e teclado, além do suporte para notebook ou monitor. Então, não os deixe de fora da sua lista de material de escritório!
20. Crachás
Por fim, mas não menos importante: os crachás, muito importante para a segurança e identificação das pessoas que circulam dentro da empresa. Por isso, não estamos falando só dos crachás de funcionários, mas também daqueles oferecidos aos visitantes.