A comunicação é um campo de estudos muito amplo. Ela possui diversas divisões, sendo uma delas a comunicação interpessoal. Mas o que isso significa?
Comunicação interpessoal é o processo de troca de informações, ideias e sentimentos entre duas ou mais pessoas. Essa troca realiza-se através de métodos verbais ou não verbais. Por exemplo, em uma conversa face-a-face, a fala é a principal forma de comunicação. Mas ela não é a única. As expressões faciais, a gestualidade e a postura corporal das pessoas também trazem informações importantes. Elas podem expressar um sentimento de alegria, surpresa, inquietude ou raiva, por exemplo, que nem sempre se expressa na fala.
Mas a comunicação interpessoal não ocorre somente em conversas face-a-face. A comunicação via e-mail, mensagens instantâneas, telefone, etc… Ou seja, todas as formas e meios como duas ou mais pessoas podem trocar informações.
No entanto, é preciso se atentar para o fato de que nem toda comunicação é efetiva. A comunicação envolve uma série de fatores que podem facilitar ou dificultar a troca de informações. É preciso entender também a mensagem que está sendo passada, além das intenções e das emoções que o emissor transmite junto a ela. Dessa forma, a comunicação interpessoal é uma habilidade importantíssima. E que cada vez mais têm sido procurada por recrutadores em processos seletivos.
Para entendermos melhor tudo o que envolve a comunicação interpessoal, pesquisadores a dividiram em 6 fatores essenciais. Eles são:
1. Os comunicadores
Chama-se de comunicadores todos aqueles agentes envolvidos na comunicação. Ou seja, tanto o emissor como o receptor da mensagem. Para quem uma comunicação seja efetiva, é preciso de no mínimo dois comunicadores envolvidos.
No entanto, isso não significa que uma pessoa irá falar e a outra irá somente ouvir. A comunicação interpessoal é um processo complexo e que envolve pessoas enviando e recebendo mensagens umas para as outras a todo o momento. Dessa forma, podemos dizer que a comunicação não é um processo unilateral, mas bidirecional e interativo. Ou seja, mesmo quando uma pessoa está ouvindo o que a outra está falando, ela também está enviando mensagens.
Enquanto uma pessoa está falando, a outra está ouvindo – mas enquanto ouve, eles também enviam feedback na forma de sorrisos, acenos de cabeça etc.
2. A mensagem
Toda comunicação objetiva a transmissão de uma mensagem. Ela pode ser transmitida com sucesso de diversas formas, seja através da fala, da linguagem corporal, como da escrita e outros indicadores.
3. O ruído
O ruído se refere às barreiras e dificuldades entre o envio e o recebimento da mensagem. Ou seja, tudo aquilo que impede o entendimento pleno da ideia que o emissor quer passar. Portanto, considera-se ruídos as barreiras linguísticas, a desatenção do receptor, assim como as dificuldades tecnológicas. Geralmente, o ruído é o principal empecilho de uma boa comunicação interpessoal.
4. O feedback
O feedback é um elemento essencial de qualquer tipo de comunicação. Chama-se de feedback a resposta ou comentário do receptor sobre a mensagem que recebida. Considera-se feedback qualquer resposta direta na fala sobre a mensagem recebida. Ou ainda uma reação em forma de expressão facial ou corporal sutil ou de uma mudança de postura ao receber a mensagem.
Através do feedback, pode-se avaliar se a mensagem foi recebida pela pessoa e ainda, se foi interpretada corretamente. Dessa forma, pode-se repetir ou refazer a mensagem para que ela seja devidamente entendida.
5. O contexto
O contexto diz respeito às condições ambientais que influenciam a comunicação, desde o envio da mensagem até a sua interpretação correta. Entre as condições contextuais estão o tempo e o local, além de cultura, interesse pessoal, o status do receptor. Outros aspectos que fazem parte do contexto referem-se ao clima emocional e às expectativas dos comunicadores. Todos esses aspectos influenciam diretamente a Por isso, a comunicação interpessoal depende do contexto para se efetivar.
6. O canal
Por fim, é imprescindível falar sobre como a comunicação ocorre. O envio de uma mensagem depende de um canal de comunicação. No entanto, é importante ressaltar que todos os comunicadores precisam acessar e entender o funcionamento desses canais para que a mensagem chegue até ele.
Podemos considerar que a conversa face a face é o principal canal de comunicação entre as pessoas. No entanto, outros canais de comunicação muito comuns no dia-a-dia são, por exemplo, os e-mails e as mensagens instantâneas (como SMS, WhatsApp, Telegram…). No ambiente de trabalho, considera-se também como canais os relatórios e atas de reunião. Além disso, as chamadas de áudio e de vídeo que se popularizaram nos últimos anos também são canais de comunicação.
Comunicação interpessoal em empresas
A comunicação interna diária entre funcionários, reuniões com clientes, discussões de projetos, entre outros tipos de interação constituem a comunicação interpessoal comumente usada em uma empresa. Essas interações são imprescindíveis para o desenvolvimento do trabalho interno.
Em ambientes onde não há comunicação interpessoal, os funcionários não sentem que podem compartilhar livremente seus pensamentos, preocupações e necessidades. Dessa forma, elas se sentem desconectadas e excluídas da instituição na qual trabalham.
Essa situação rapidamente se torna um problema e afeta o humor, disposição, desempenho e autoestima dos trabalhadores. Esse cenário é agravado entre funcionários que fazem trabalho remoto e não possuem uma rotina coletiva no escritório. É o caso de funcionários que fazem home office ou cujo trabalho envolve uma série de viagens e deslocamentos. A dificuldade de comunicação entre colegas ou com chefes sobre as conquistas e desafios do trabalho é redobrada para quem encontra-se distante fisicamente.
Um estudo realizado pela Harvard Business entre os anos de 2004 e 2009 mostrou que empresas com comunicação efetiva têm um lucro 47% maior. De acordo com Watson Wyatt, que conduziu o estudo, empresas que possuem comunicação efetiva têm “a disciplina para efetivamente planejar e medir o seu progresso de forma eficaz”.
A comunicação está ligada diretamente aos três aspectos que alavancam o desempenho de uma empresa: coragem, inovação e disciplina. A integração destes três pontos na comunicação empresarial podem ajudar a empresa a dar um passo além e até mesmo sobreviver a tempos difíceis. Veja como:
Coragem
Wyatt define a coragem como “dizer as coisas como elas são”. Ou seja, a coragem se traduz em uma conversa franca. Muitos líderes acreditam que dar más notícias desanimam os seus funcionários, diminuindo o seu desempenho. A partir do seu estudo, Wyatt mostra que na realidade, o oposto ocorre. Quando informa-se as pessoas sobre a situação real das coisas, elas tendem a melhorar o seu desempenho para buscar soluções melhores para o problema.
Inovação
A inovação é a criatividade aplicada no dia-a-dia da empresa, não algo a ser feito no futuro. Portanto, ela deve começar agora. Dada essa definição, incentivar os funcionários a repensar seus processos, agilizar tarefas e continuar pensando criativamente é uma tarefa essencial para a comunicação empresarial.
Disciplina
Frequentemente, os funcionários de empresas recebem orientações de trabalho sem contexto dos seus líderes. Eles sabem o que fazer, mas não por quê. Essa prática é um sintoma de uma comunicação ineficaz.
De acordo com Wyatt, empresas precisam definir seus objetivos, seus planos e a forma como serão medidos. Deixar esses processos claros para os funcionários é importante para estimular o engajamento deles. Um bom plano de comunicação inclui boletins de atualização sobre o desempenho da empresa usando o e-mail corporativo ou informativos impressos distribuídos no ambiente de trabalho.