Com uma rotina cada vez mais corrida e cheia de demandas, a pressão por ser mais produtivo e melhorar seu desempenho pode gerar muita ansiedade. Neste cenário, muitas pessoas passam a acreditar que ser produtivo é sinônimo de estar sempre sobrecarregado de tarefas.
Na verdade, ser produtivo envolve encontrar ferramentas que te ajudem a se organizar e também a realizar suas tarefas com mais rapidez e eficiência. Ao mesmo tempo, ser produtivo também é manter hábitos saudáveis e que equilibre bem sua vida pessoal e profissional.
Neste artigo, separamos 14 dicas para aplicar à sua rotina e melhorar não só a sua produtividade, mas também seu bem-estar no dia a dia. Confira!
1. Crie metas semanais
Quais são as tarefas que você precisa concluir essa semana? Entre elas, quais são as prioridades? Quais tem dia e horário para serem realizadas e quais podem ser encaixadas ao longo dos dias? Saber organizar a sua agenda semanal (e depois diária) é fundamental para tornar-se mais produtivo.
Assim, comece a sua semana ou termine a anterior fazendo uma lista das suas próximas tarefas, estabelecendo metas. Mas nada de metas abstratas como “adiantar o trabalho x”. Seja objetivo e faça uma descrição exata, mas concisa, do que você precisa cumprir ao longo da sua semana.
2. Não deixe tarefas rápidas para depois
Você pode resolver uma tarefa em poucos minutos? Então, a menos que você tenha algum impedimento com outra tarefa ou compromisso, prefira fazê-la de uma vez. Você vai gastar muito mais tempo e energia anotando-a na sua lista de tarefas e lembrando de fazê-la horas depois.
Saber avaliar quanto tempo você demora para resolver uma tarefa é importantíssimo para tornar-se mais produtivo. Vai demorar 2 minutos? 5? 10? 15, no máximo? Então é melhor fazer o mais rápido possível! Dessa forma, você otimiza o seu tempo e se sente mais motivado para riscar aquela tarefa da sua lista antes mesmo que ela apareça.
3. Registre e acompanhe o seu progresso
A motivação é um fator importante da produtividade. Por isso, é importante que você consiga claramente ver o seu progresso em relação às suas metas (sejam elas de curto, médio ou longo prazo). Dessa forma, você percebe o quanto já caminhou desde que começou e se sente motivado para continuar.
Existem muitas formas como você pode acompanhar o seu progresso. Os aplicativos Productive e Momentum, por exemplo, são desenhados especificamente para isso. Mas você também pode criar uma planilha personalizada para acessar via computador ou dispositivo móvel. Além de estar sempre à mão, a vantagem do digital é poder incluir, excluir ou desmembrar tarefas ao longo do caminho sem desorganizar o arquivo inteiro.
Mas, caso você não abra mão da agenda impressa, pode fazer seus registros lá também!. Nossa única dica é: mantenha todas as anotações referentes a uma meta na mesma página, dessa forma você não se perde!
4. Evite o multitasking
Há alguns anos atrás, a habilidade de ser multitarefa foi vendida como uma forma de aumentar a produtividade e ganhar tempo. No entanto, observamos hoje que realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo é, na verdade, uma grande fonte de estresse e de queda de desempenho.
Por isso, para ser mais produtivo, concentre sua atenção em uma tarefa de cada vez. Como resultado, você vai observar que vai conseguir processar informações com mais eficiência e rapidez. Além disso, realizará sua tarefa com menos falhas, uma vez que está focado nela e pode identificar erros com mais facilidade.
5. Delegue tarefas
Em momentos de sobrecarga, a coisa mais produtiva que você pode fazer é entender que nem sempre é possível dar conta de tudo sozinho. A sobrecarga geralmente faz com que algumas tarefas fiquem pelo caminho ou que o seu desempenho nelas seja baixo. E não estamos nos referindo somente às tarefas relativas ao trabalho. Afinal, todo mundo tem uma vida fora do trabalho que também possui as suas demandas próprias.
Coloque em perspectiva as suas demandas dentro e fora do trabalho. Identifique suas prioridades e quais são as tarefas que poderiam ser divididas com outras pessoas e converse com elas. Faça de um jeito que todos possam contribuir e ninguém (inclusive você!) se sinta sobrecarregado.
6. Reserve um tempo do seu dia só para responder e-mails e mensagens
Os alertas sonoros ou visuais de novos e-mails ou mensagens de redes sociais tem o poder de desconcentrar qualquer pessoa. Conferir uma notificação pode fazer com que você perca muito mais tempo do que planejava. E é bem capaz de você não conseguir finalizar suas tarefas no momento em que planejava.
A melhor coisa que você pode fazer é saber priorizar: quais conversas realmente precisam ser respondidas com rapidez? A resposta com certeza vai ser: poucas. Por isso, vá nas configurações dos seus dispositivos (celular e computador) e ative somente as notificações destes contatos, pelo menos durante o seu período de trabalho. Em relação às mensagens de trabalho, vale a pena reservar um momento na sua agenda, no início ou no final do seu expediente, para conferir e responder e-mails e outras mensagens.
7. Dê alguns respiros durante o dia
Muitas pessoas acreditam que ser produtivo é conseguir dar conta de tudo no menor tempo possível e, por isso, não podem parar até cumprir seus objetivos. Mas esta não é a realidade. Depois de um tempo, começamos a sentir os efeitos da quantidade de esforço que fazemos tanto no nosso corpo como no nosso cérebro.
Precisamos de momentos de descanso e relaxamento para conseguirmos nos concentrar e dedicar nossos esforços no trabalho. Por isso, é importantíssimo incluir pequenos momentos de pausa ao longo do nosso dia de trabalho Tire alguns minutos para ir pegar um café, dar uma volta, conversar com os colegas de trabalho (e, se você estiver em home office, até mesmo brincar com seu animal de estimação). Dessa forma, você sai um pouco da frente da tela do computador e da cadeira do escritório e pode relaxar um pouco. Você vai sentir a diferença na sua disposição e concentração quando retornar!
8. Vista-se para o trabalho
Esta dica pode até parecer boba ou óbvia, mas não é – especialmente para pessoas que trabalham em home office. Tirar o pijama e colocar peças que você associa ao trabalho é um passo importante. Afinal, associamos pijamas a descanso e relaxamento e não a trabalho, não é mesmo? Ao vestir-se para o trabalho, você deixa claro para o seu cérebro que está na hora de entrar no modo profissional.
Isso significa que tenho que ter um uniforme? Não necessariamente. Mas é importante que você separe certas peças para usar apenas no trabalho. Dessa forma, você acostuma o seu cérebro a associá-las à momentos de foco e atenção.
9. Limpe e organize seu espaço de trabalho
Por mais que você tenha tendências caóticas de organização, você com certeza sente a diferença de trabalhar em um ambiente limpo e que atenda às suas necessidades. Afinal, é muito mais difícil se concentrar quando há algo te distraindo ou tornando o ambiente desagradável de se estar.
Então, reserve um tempo para entender qual a melhor organização para você. Deixe os objetos que mais utiliza por perto e coloque os documentos em pastas específicas, de forma que você possa encontrá-los rapidamente, sejam impressos ou digitais. Dessa forma, você evita não só perdas (tanto de objeto como de tempo e energia) e estresse desnecessário.
Ah, e não adianta montar uma organização e não colocá-la em prática, hein? Por isso, tire alguns minutos no fim do seu dia para devolver os itens que tirou do lugar e também aqueles que não irá precisar mais. Dessa forma, você deixa o ambiente organizado e pronto para começar o próximo dia com o pé direito.
10. Atenção à ergonomia do escritório (e à sua postura)
É muito mais difícil manter a concentração e a produtividade quando se tem dores nas costas ou vista cansada. Estas são as principais reclamações entre profissionais que trabalham em escritórios e precisam passar longas horas sentados na frente do computador.
Isso acontece principalmente quando o escritório não leva em consideração a ergonomia no ambiente de trabalho. O resultado é um desconforto contínuo, que pode evoluir para dores em pontos localizados e interferir na sua saúde física e produtividade.
Então, o que fazer nesta situação? Algumas mudanças são fundamentais: ter uma cadeira de escritório confortável, com encosto para as costas e braços; apoio para os pulsos no mousepad e teclado; apoio para os pés e também para o notebook ou tela do computador, pois ela precisa estar na altura dos seus olhos, de modo que você não precise levantar o abaixar a cabeça para visualizá-la.
Ah, mas não adianta ter um espaço de trabalho ergonômico e manter uma má postura, hein? Mantenha a coluna reta e bem apoiada no encosto da cadeira, os braços e pernas dobrados num ângulo de 90º com a mesa e o chão.
11. Identifique os seus períodos de produtividade
Você já notou se existe algum período do dia que você está mais motivado e o seu trabalho torna-se mais fácil? Para muitas pessoas, isso acontece logo pela manhã, quando iniciam a jornada diária de trabalho. Por outro lado, algumas pessoas só se sentem mais motivadas no período da tarde, próximo da metade do dia de trabalho.
Identificar os seus períodos de maior produtividade é importante para que você consiga administrar melhor as tarefas que tem para fazer durante o expediente. Assim, você programa as tarefas que exigem maior nível de concentração nos momentos em que está mais produtivo e tarefas que não exigem tanto para os períodos restantes.
12. Alimente-se bem e beba bastante água
Cuidar da sua saúde é fundamental se você quer ser mais produtivo. Afinal, é através da alimentação que nosso corpo obtém energia para realizar todas as suas funções, desde as físicas como as mentais. Um corpo bem alimentado e hidratado tem mais disposição, além de uma melhor memória e concentração também.
Por isso, não deixe de ter sempre uma garrafa d’água na sua mesa de trabalho, para que você possa ingerir uma quantidade adequada. No horário do almoço, prefira refeições completas (com comida de verdade!) ao invés de lanches de fast food. Além disso, tenha sempre à mão lanches rápidos para comer ao longo das suas pausas do dia.
13. Garanta uma boa noite de sono
Durante o sono, descansamos nosso corpo e mente e recuperamos nossas energias para o próximo dia. Por isso, não dá para falar em ser mais produtivo sem mencionarmos a importância de uma boa noite de sono.
No dia seguinte, você irá se sentir renovado, com mais disposição e motivação para retomar suas tarefas – e não há café no mundo que cause o mesmo efeito!
Pessoas que não tem um sono reparador, por outro lado, costuma ter cansaço diurno além de problemas de concentração e de esquecimento. Por isso, por mais tarefas em aberto e preocupações que você tenha, não deixe o seu sono de lado. Reserve 8 das 24h do seu dia para dormir e recuperar suas energias.
14. Gaste seu tempo livre em atividades que te deem prazer
Como você já pode perceber, ser mais produtivo não depende só dos hábitos que temos dentro do escritório. Afinal, nossa vida pessoal e profissional não se separa – querendo ou não, uma afeta a outra.
É por isso que é importante que você não deixe de descansar e curtir o seu tempo livre para continuar trabalhando. Realizar tarefas que te dão prazer são extremamente importantes para o seu bem-estar e saúde. Os ganhos se refletem também na sua vida profissional, uma vez que você se torna mais produtivo nela.